Gestión de la Calidad mediante AuraPortal

(Si quiere verlo de forma real, entre en la dirección www.auraportal.com y solicite las contraseñas para realizar ejemplos prácticos). 

Con AuraPortal la Política de Calidad de la entidad se transforma en procedimientos de gestión automatizados en los que la gerencia determinará las fases de aprobaciones y controles por los que se debe pasar. El resultado es una gestión tan eficaz que cuando se trabaja con este sistema es difícil considerar que pueda trabajarse de otra manera.  

AuraPortal, ha sido desarrollado con Tecnología 100% Internet, y cuenta con todas las posibilidades que ofrecen las últimas tecnologías (ASP.Net, C-Sharp, JavaScript), y con todas las ventajas que esto supone: acceso remoto a toda la información, requerimientos de hardware mínimos, ahorro de costes de mantenimiento, etc. 

Su sistema de trabajo es aplicable también a las Gestiones de Medioambiente, Seguridad Laboral, Seguridad de la Información, etc., con las que quedará totalmente integrada. 

Gestión de los Documentos

AuraPortal permite crear y guardar documentos sobre el sistema de calidad, así como los procedimientos relativos al ciclo de aprobaciones y a las auditorias internas y también las instrucciones de trabajo en los diferentes ámbitos de la empresa. Estos documentos se encuentran en las bibliotecas de documentos. Por ejemplo:

·     P01_BIB_CAL_(Plan y Procedimientos)

Además en AuraPortal se crean registros de Auditorias Internas, No Conformidades y Acciones Correctivas en las bibliotecas de listas, por ejemplo:

·     P01_BIB_CAL_REG_(Auditorias Internas)

·     P01_BIB_CAL_REG_(No Conformidades)

·     P01_BIB_CAL_REG_(Implantación Acciones Correctivas)

El control de documentos de SharePoint es uno de los más potentes, completos y flexibles que existen en el mundo y además, cuenta con la ventaja de ser de Microsoft, lo que garantiza, tanto la optimización dentro del sistema operativo Windows como las futuras evoluciones al más alto nivel. Algunas funciones y aspectos de la misma se citan a continuación. 

Creación y revisión e ingreso de documentos
Los documentos se pueden crear con cualquier sistema, tanto mediante un editor como mediante el lector+OCR (scanner + reconocedor de caracteres) que lleva incluido AuraPortal. Su incorporación a las correspondientes bibliotecas es inmediata. También podrán ingresarse documentos confeccionados con anterioridad. Así como exportar a Excel, Access, etc. manteniendo el vínculo dinámico.  

Clasificación

Clasificar las bibliotecas que contienen los documentos por columnas con distintos criterios. Modificar la configuración y las columnas de las vistas. Crear carpetas para guardar documentos y registros.

Búsqueda, edición e impresión

Posibilidad de buscar documentos y registros mediante múltiples opciones de filtrado, dados o personalizados. Editar los documentos mediante hipervínculos con cada archivo. Imprimir los documentos y las listas en multitud de formatos.

Multitud de formatos

Los documentos no han de ser necesariamente textos e imágenes. Se manejan igualmente las plantillas, formularios, listas, tablas, etc.

Revisión y Aprobación

Se pueden establecer circuitos de revisión y aprobación, tanto simples como múltiples y tanto en serie como en paralelo. Los sistemas que proporciona AuraPortal para esta circulación son innovadores y ofrecen singulares ventajas.

Versionado

Seguimiento automático de versiones de los documentos, que mantendrá la trazabilidad de los cambios realizados.

Alertas
Podrán utilizarse Alertas para que las personas interesadas sean avisadas de los cambios realizados automáticamente por Correo Electrónico. Por ejemplo, puede establecerse se envíe una notificación cada vez que se agregue, modifique o elimine un documento. También puede especificarse la frecuencia con la que se desea recibir alertas: inmediatamente, como resúmenes diarios o semanales.

Discusiones

Posibilidad de mantener discusiones sobre un documento entre varios usuarios mientras se elabora.

El Director de Calidad, asesorado por una empresa externa especialista en implantación de normativas ISO 9000, crea documentos básicos del sistema, (Planes: -Sistema de Calidad-, -Calendarios de Auditorías Internas- etc., Procedimientos: -Ciclo Documental-, -Auditorías Internas- etc., Instrucciones: -Compras- etc.), y los ingresa en la correspondiente biblioteca de AuraPortal en estado de 'pendientes de aprobación' por la Dirección de la empresa. Cuando la Dirección los ha revisado y aprobado, los documentos quedan en estado 'aprobado' y el Director de Calidad es informado de dicha aprobación.

Sobre las tareas programadas (BPM)

Paralelamente a la gestión documental, los flujos de trabajo (tareas) se encargarán de controlar las actividades que se realizan en la empresa y, por tanto, serán los portadores naturales de la información necesaria para su óptima realización. 

Sobre las tareas programadas cabe recordar lo siguiente:

·     Cuando una tarea programada se pone en marcha, genera un flujo de trabajo compuesto por un número de fases que se suceden automáticamente. Cada una de estas fases llega al usuario al que se le asigna dicha fase en función del rol que ostenta. Este asignado verá aparecer en la pantalla de su ordenador las instrucciones precisas con lo que debe hacer. Después de realizar su cometido pulsará Cursar y la tarea pasará al usuario asignado a la siguiente fase, quien a su vez verá en su pantalla las instrucciones que debe seguir. El proceso continúa hasta el agotamiento de todas sus fases y la terminación de la tarea.

·     Los Anexos son potentes mecanismos para generar automáticamente mediante formularios, los registros con los datos de interés, por ejemplo en las Auditorias Internas, No Conformidades, etc. Estos registros se almacenan en las listas correspondientes (bibliotecas de registros) de AuraPortal.

Un ejemplo de tareas programadas que se encargan de realizar los procedimientos de calidad se presenta en la siguiente tabla con mención de las clases a la que pertenecen.