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Soluciones de Gestión de Contenidos
con AuraPortal
(Para efectuar consultas sobre la Aplicación
disponibles en
www.auraportal.com
solicite las contraseñas para realizar ejemplos
prácticos)
AuraPortal permite
la
automatización de procesos de elaboración y revisión de
contenidos digitales,
publicación automática en portales corporativos y, en
general, la optimización del uso del conocimiento
corporativo.
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Aunque en su sentido más amplio la
Gestión de Contenidos es aplicable a todo AuraPortal, en
esta entrega se hace referencia únicamente a contenidos
digitales publicables en
Portales.
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En este contexto,
AuraPortal permite crear, gestionar y administrar
los
contenidos de la web pública y sus accesos restringidos,
así como de los portales de empleados, agentes,
colaboradores, clientes, proveedores, etc.,
de forma ágil, práctica
y eficaz.
Bibliotecas de
Contenidos
Los contenidos residen completamente en las bibliotecas
del sistema documental en AuraPortal. Estas
bibliotecas pueden
incluir contenidos de todo tipo, siendo los más
populares los creados con las aplicaciones de MS Office
(Word, Excel, PowerPoint, HTML-FrontPage, etc.) pero
también pueden contener documentos creados con
aplicaciones de Corel, Macromedia, Adobe, AutoCad, etc.,
así como todo tipo de imágenes y fotografías y también
direcciones URL a sitios Web.
Eficacia
De esta forma, tanto la web pública como los comunicados
de los portales privados, internos (empleados) y
externos (clientes, proveedores, concesionarios…)
estarán siempre al día, manteniéndose
una
apariencia e interfaz uniforme y con la seguridad de que
el contenido es correcto.
Contenidos en el Portal
Público
El Portal Público es un
Sitio Web que forma parte integrante de AuraPortal
y cuyo contenido se alimenta con la información que
reside en las bibliotecas Web creadas para tal fin
dentro del sistema general de documentos de
AuraPortal.
Conforme los documentos
de las bibliotecas Webs se van actualizando, bien
manualmente o automáticamente a partir de información
interna de la empresa o de enlaces externos, si son
aprobados, quedan publicados en el sitio Web.
Sencillez
Esta capacidad dota a
AuraPortal de enormes posibilidades para crear
Sitios Web de gran riqueza en donde pueden convivir
diferentes formatos, todos ellos residentes en sus
bibliotecas y por tanto fácilmente accesibles y
actualizables sin necesidad de conocimientos de
programación.
Actualización
Dinámica
Los documentos que
residen en las bibliotecas de AuraPortal pueden
actualizarse por el usuario autorizado de AuraPortal en cualquier momento, pero
también pueden ser de actualización dinámica mediante
procesos de refresco automático desarrollados ad-hoc,
como enlaces DLL con las fuentes de información a que
están conectados, bien internos de la empresa (ERP) o
bien externo (Fuentes de suministro de contenido).
Contenidos en los Portales
Privados
De la misma forma, todos
los usuarios autorizados de la empresa podrán generar contenidos,
en los Portales Privados
internos (empleados) y externos (clientes, proveedores,
concesionarios…),
que
pasarán por el ciclo de aprobación que se haya
determinado.
Personalización
Podrán crearse
fácilmente páginas de gestión personalizadas para grupos
de usuarios, tanto internos (departamentos, áreas,
comités, etc.) como externos, e incluso para
cada usuario en particular,
desde donde podrán acceder directamente a los elementos
de gestión (empleados, tareas, documentos, cuentas,
ítems, proyectos y ámbitos) que sean más comunes.
También podrán personalizarse para grupos de usuarios
áreas de reuniones virtuales, encuestas, foros, flujos de notificación o
aviso, acceso a agendas, etc.).
Gestión de los Comunicados
AuraPortal también provee de una completa gestión de los
comunicados, notas o anuncios que quieran darse a
conocer a otros usuarios (empleados o externos) o ser
insertados en la página Web de la empresa.
Estructuración
Los
comunicados se agrupan en clases que son configuradas
para automatizar, controlar y optimizar su gestión. De
esta forma, cuando un usuario crea un comunicado, el
sistema controla, en función de su clase, quién o
quiénes deben aprobarlo, dónde debe publicarse y
el formato de publicación.
Eficiencia
Los creadores y
aprobadores dispondrán de una herramienta potente,
sencilla e integrada y no se tendrán que ocupar del
diseño de los contenidos, en zonas y portales, y, a su vez,
los comunicados se ajustarán al
formato preestablecido, dándoles un aspecto consistente.
1- Configuración
Para
configurar comunicados:
- En
primer lugar, se determinarán los usuarios de la entidad
que pueden intervenir en la gestión, ya sea como creador
de comunicados o como aprobador de los mismos.
- Y a
continuación, se diseñarán las clases de comunicados
que, como se ha dicho, determinan su estructura.
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Por ejemplo, puede crearse una Clase de Comunicado para
publicar en un tablón de anuncios general del Portal de
Empleados normas, horarios,
procedimientos, convocatorias, eventos, actividades,
cursos de formación, etc. que será redactada en
el departamento correspondiente y aprobada por el
gerente o, en su ausencia, su secretaria.
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Otra para publicar en la web pública que, al ser el
escaparate de la empresa, deba estar aprobado
sucesivamente por un corrector de texto, el asesor de
imagen y el director del departamento de marketing.
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Otra para comunicar novedades y noticias de interés a
los clientes de EEUU (Portal Privado
Externo), que serán redactadas en inglés, y aprobadas
por el jefe de zona y el director de marketing.
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De esta forma, todos los
contenidos se publicarán de forma automática en el
portal correspondiente y en la zona deseada, y se ajustarán al formato
preestablecido.
2- Flujo de los Comunicados
Creación
Cuando un
usuario autorizado crea una propuesta de
comunicado, el sistema, en función de la clase de
comunicado:
- Le dejará introducir un determinado
número de caracteres en el título y descripción.
- Podrá adjuntarle todo tipo de
documentos, listas, imágenes, formularios electrónicos,
hipervínculos, etc.
- También podrá determinar si al
caducar debe ser eliminado o archivado.
- Además, podrá añadir a la propuesta
los comentarios que crea oportunos para los aprobadores.
Aprobación
El sistema, según su
clase, sabe el flujo de aprobación asociado que debe
realizar, los aprobadores que lo componen y el formato
de publicación.
- Si
deben aprobarlo varios aprobadores asignará el
comunicado al primer aprobador de la lista. Cuando el
primero lo apruebe, pasará al segundo, luego al
tercero... Cuando el último lo apruebe, cambiará el
estado a Aprobado.
- Si
basta con que lo apruebe un solo aprobador, el sistema
asignará el comunicado a todos los aprobadores. Cuando
el primero de ellos lo apruebe, cambiará el estado a
Aprobado.
- Si no hay flujo de aprobación, se publica
automáticamente en la zona del portal que marque la
clase del comunicado.
A estos aprobadores les
aparecerá como Pendiente de mí en su opción de
Mis Comunicados. Podrán modificar los datos,
introducir comentarios y, si no están conformes con
algo, Rechazar el comunicado.
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Si
algún aprobador Rechaza el comunicado, AuraPortal
cambia el estado a Rechazado y lo reasigna a su
creador, que lo verá como Pendiente de mí en su
opción de Mis Comunicados.
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En este caso, el creador
podrá optar por Eliminar el comunicado o bien
modificar sus datos (aquellos por los que considera que
ha sido rechazado) y volverlo a Guardar para que
sea aprobado.
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4- Publicación
Si es aprobado el
comunicado, al llegar la fecha de publicación, el
sistema lo publicará de forma automática en el portal y
la zona determinados. En este momento pasará al estado
de Publicado.
Además de su contenido
informativo, que puede ser muy amplio (noticias,
normativas internas, horarios, catálogos de productos y
servicios, convocatorias, eventos, actividades, listas
de precios, cursos, audiovisuales, etc.), también pueden
incluirse elementos de gestión (cuestionarios
electrónicos de recogida de información de todo tipo,
accesos a los procesos del workflow, acceso a las fichas
de empleados, cuentas, ítem, proyectos, ámbitos de
gestión, etc.) y de comunicación (áreas de reuniones
virtuales, encuestas, foros, flujos de notificación o
aviso, acceso a agendas, etc.).
Mediante sus potentes instrumentos de búsqueda, en
cualquier momento se podrá acceder a todos los
comunicados de la entidad para su consulta,
modificación, ampliación o eliminación.
Al alcanzar la fecha de
caducidad determinada, el sistema, en función de lo que
se haya determinado, Eliminará o Archivará
el comunicado.
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