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Soluciones de Control de los Costes con AuraPortal
(Consultas y ejemplos prácticos sobre la Aplicación
disponibles en
www.auraportal.com)
AuraPortal permite conocer los costes de todas las
actividades que realiza la entidad, así como los
ingresos que generan y su rentabilidad,
controlando las desviaciones que se van
produciendo en el tiempo sobre los valores
previstos o presupuestados.
Además, el control de los costes, ingresos y rentabilidad se extiende de forma
automática e inmediata, tanto a los elementos
que han realizado estas tareas (Ámbitos) como a
los elementos para los que han sido realizadas
(Proyectos y Cuentas).
-
Ámbitos (áreas en donde se
encuentran los recursos empresariales utilizados
para las funciones empresariales): departamentos,
delegaciones, comités, equipos de trabajo, etc.
-
Proyectos,
tanto los que se realicen para terceras personas
como los de tipo interno: campañas comerciales,
selección de personal, cursos de formación, una
reforma de la oficina, etc.
-
Cuentas:
clientes, agentes, canales indirectos,
proveedores, subcontratistas, colaboradores,
administración pública, etc.
Además, como la necesidad de control de costes,
ingresos y rentabilidad es muy variada en
función de los diferentes elementos a controlar
y del detalle que se quiera aplicar a cada uno
de ellos,
AuraPortal permite realizar la gestión
de cada elemento sobre distintos niveles: sin
previsiones, con previsiones, mediante
previsiones y/o registros genéricos, mediante
previsiones y/o registros sobre los recursos que
intervienen, sobre familias de recursos, etc.
El procedimiento de gestión es muy sencillo y
está altamente automatizado.
1. Carga de Datos Estructurales
2.
Seguimiento
3.
Medición de los Resultados
1.
Carga de Datos Estructurales
Antes de ponerse a trabajar, y en función del
control que se desee ejercer sobre cada
elemento, podrán seguirse los siguientes
pasos:
1.1. Definición de ítems.
En primer lugar se definen los conceptos de
coste/ingreso que se van a utilizar,
determinando:
1.1.1. Su naturaleza
-
Material Común. Cuando se trata de un
elemento físico y se va a controlar como una
familia de elementos, sin distinguir cada uno de
ellos en particular.
Por ejemplo, el
ítem 'Ordenadores Personales', que englobaría a
todos ellos.
-
Material Único. Cuando se va a controlar
como unidades independientes.
Por ejemplo, si
se desea controlar (ciclo de vida, ubicación,
etc.) cada uno de los Ordenadores Personales de
la empresa, se dará de alta como ítem de
material único: 'Ordenador Personal Nº Aj26'...
-
Inmaterial. Cuando no se trata de un
elemento físico.
Por ejemplo, Km.
automóvil de la empresa.
1.1.2. Su Valor
Se introducirá un valor de coste y/o ingreso del
ítem que aparecerá por defecto en la
introducción de costes de las tareas.
Además, podrá introducirse un valor arbitrario
al ítem (Valor Nominal), independientemente de
los criterios de coste e ingreso, para gestiones
y análisis de tipo interno.
1.2. Introducción de valores
previstos.
A continuación, cada uno de los Ámbitos,
Proyectos y Cuentas de los que se quiere
controlar costes y/o ingresos, puede ser dotado
con los valores previstos.
Esta dotación puede realizarse a dos niveles:
1.2.1.
Previsiones Globales
Que recogen las previsiones genéricas de Costes (por consumo
y/o compra) y de Ingresos que se prevén
para el elemento.
También, e independientemente de la dotación
iniciar (previsión original), pueden irse
introduciendo en el tiempo valores actualizados
(previsión actual).
1.2.2.
Previsiones por Ítems
Que permiten una dotación presupuestaria a gran
detalle,
en función de los recursos que deban intervenir
en las tareas enlazadas con este elemento.
Esta acción se realiza de la forma más
automática posible, mediante la adjudicación de
los ítems antes determinados (en el punto 1.1),
que ya portan sus valores, aunque pueden ser
modificados en este momento.
También puede indicarse en este momento la fecha
prevista y el empleado que intervendrá, así como
comentarios aclaradores.
2.
Seguimiento
2.1. Control de Costes/Ingresos
de los Procesos.
Ya en el trabajo cotidiano, al comenzar la
ejecución de un proceso del que deban controlase
sus costes y/o ingresos, pueden introducirse
unos valores genéricos de costes
previstos
y/o ingresos esperados, que pueden irse
actualizando en función de las circunstancias
sin perder el registro original.
2.2. Registro de costes.
Durante la ejecución de cada proceso del que
deban controlase sus costes y/o ingresos, se
imputarán los costes/ingresos que se van
generando en cada tarea que se realiza.
Como en el caso de las previsiones, esta acción
se realiza de la forma más automática posible,
mediante la adjudicación de los recursos (ítems)
que intervienen.
2.3. Información actual y
desviaciones.
En cualquier momento podrán consultarse todos
los Costes/Ingresos que se han ido imputando a
las tareas hasta ese momento, así como ver e ir
actualizando los valores de la previsión actual
de la tarea y comprobar el margen de maniobra de
que se dispone.
Estos valores actualizan de inmediato las fichas
de Ámbitos, Proyectos y Cuentas relacionados con
las tareas, de forma que se conoce también de
inmediato
sus costes, ingresos y rentabilidad, así como
sus desviaciones, incluso a nivel de los
recursos que han intervenido.
3.
Medición de los Resultados
Mediante este procedimiento
AuraPortal
permite llevar
un exhaustivo control de costes, ingresos y
rentabilidad de todos los elementos de gestión
de la empresa, a partir de los costes e ingresos
que se generan en las actividades que se
realizan.
3.1. Procesos.
Siempre pueden llegarse a conocer los costes e
ingresos que se generan en las tareas que se
realizan en la empresa, así como la desviación
que se ha producido sobre las previsiones
realizadas.
El análisis alcanza a las fechas en que se han
generado, los recursos materiales e inmateriales
que se han utilizado, los empleados que han
intervenido, etc.
3.2. Ámbitos.
Cualquier
departamento, área, sección, comité o equipo de
trabajo
dispone de un
control de los costes y tiempos de las
diversas actividades realizadas y del total del
ámbito, incluyendo gastos generales, costes de
viajes, dietas, etc.
Puede llevar un control presupuestario de sus
actividades críticas (o de todas ellas),
conociendo su rentabilidad, incluso por cada
ítem que ha intervenido, así como las
desviaciones en los márgenes previstos y
reales.
También se conocerá su trazabilidad de los
costes e ingresos generados,
mediante una lista de todas las tareas a las que
se les hayan imputado costes. Esta lista puede
ser acotada mediante filtros que muestren solo
los elementos que interesan en el análisis,
llegando hasta el desglose de los registros de
coste realizados en cada tarea.
3.3. Proyectos.
AuraPortal permite análisis inmediatos de la marcha de
los proyectos de forma automática y al día,
comparando datos previstos frente a realizados y
permitiendo análisis de la ejecución de los
proyectos encaminados a evaluar y ajustar el
sistema.
Al finalizar el
proyecto o cada una de sus fases o cada tarea
que se realiza se conocerán sus costes, ingresos
y rentabilidad, así como sus desviaciones,
incluso a nivel de los recursos que han
intervenido
(o solo sobre
aquellos que se consideren estratégicos).
De esta forma,
el departamento comercial conocerá los costes en
los que se ha incurrido por cada campaña o
acción comercial realizada, así como los
ingresos obtenidos y la rentabilidad, las
desviaciones sobre los valores previstos y el
margen de maniobra del que se dispone,
permitiendo análisis de la ejecución del
proyecto encaminados a evaluar y ajustar el
sistema.
RRHH conocerá los costes de
los
proyectos de
captación,
selección y acogida de nuevos empleados, formación, campañas de
salud laboral, etc.
Y de igual forma
se conocerán costes de proyectos
medioambientales, de seguridad de datos,
auditorias internas y externas y, en general,
cualquier conjunto complejo de actividades que
se desee controlar.
3.4. Cuentas.
Permite análisis inmediatos de la relación con
cada entidad o persona con la que se trabaje, de
forma automática y al día, controlando las
desviaciones que se van produciendo sobre costes
y tiempos previstos, conociendo en cada momento
el margen de maniobra del que se dispone.
Siempre se conocerán
los gastos realizados con cada proveedor o
subcontratista, no solo por la adquisición de
los bienes y servicios, también se controlarán
los gastos colaterales que se hayan producido:
atención, tiempos, retrasos, devoluciones, etc.
De igual forma se controlarán
los costes, ingresos y rentabilidad, incluso por cada ítem
que ha intervenido,
de cada Cliente. Todo el
historial de servicios prestados quedará
actualizado de forma automática tras su
realización.
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