Soluciones de Gestión Medioambiental con AuraPortal

(Si quiere verlo de forma real, entre en la dirección www.auraportal.com y solicite las contraseñas para realizar ejemplos prácticos). 

Con AuraPortal, la gestión medioambiental no se plantea como una gestión aislada del resto y controlada mediante una aplicación independiente o una gestión documental adaptada. Con AuraPortal, al tratarse de una Plataforma de Colaboración con BPMS mediante Workflow y Gestión Documental, la gestión medioambiental queda integrada en los procesos de gestión generales de la empresa aumentando su eficacia.

Un ejemplo de Modelado para la retirada de residuos peligrosos (realizado con el BPM de AuraPortal Versión 3) se muestra a continuación.

El Modelado y el Motor de Procesos

Mediante el modelador de clases de procesos de AuraPortal se pueden definir visualmente los diagramas de flujo de los procesos de forma muy sencilla. Además, su motor de procesos convierte estos modelos en clases de procesos ejecutables mediante las Tareas del Workflow de AuraPortal con toda su potencia. 

Formularios

Cada Tarea del Workflow de AuraPortal muestra además de las instrucciones, los formularios a cumplimentar por los usuarios (por ejemplo, no conformidades, reclamaciones, mediciones, informes de auditoría y otros tipos de registros) y cualquier tipo de información necesaria en cada momento. 

Estos formularios, al estar almacenados sobre la base de datos, permitirán cualquier extracción selectiva de la información. AuraPortal, al estar basado en SharePoint, tiene una integración completa con todo tipo de herramientas estándares, tales como Microsoft Office, conexión ODBC, XML, .NET, Web Services, Win Services, etc. 

Comunicación

La comunicación fluye entre los miembros del Comité ambiental, responsables de área y el resto de usuarios, incluso externos (proveedores, clientes, subcontratistas, administración, etc.), ya sea en su misma red local o a través de Internet, participando de forma automática en el Workflow de la empresa.

Además, podrán crearse diversos tipos de Encuestas y Foros on-line en los que podrán participar todos los usuarios o grupos de usuarios. El correo electrónico web también puede ser gestionado desde AuraPortal, incluso desde los propios procesos. 

Fomento del cumplimiento de la normativa

AuraPortal proporciona el soporte más efectivo para asegurarse el cumplimiento de los objetivos y metas de la política ambiental de la empresa, tanto en su vertiente obligatoria, adaptación a la normativa legal, como voluntaria, sistemas de gestión medioambiental ISO 14001:2004, EMAS, etc., al mismo tiempo que se reducen sus costes administrativos al mínimo. 

De esta forma, las instrucciones técnicas, las especificaciones medioambientales y los formularios a cumplimentar no dependerán de la memoria del que tiene que aplicarlas, ni estarán solo en un papel para su consulta, sino que formarán parte de las instrucciones a seguir para realizar cada tarea (workflow).

El resultado natural de utilizar este sistema es el cumplimiento escrupuloso de la norma. El propio sistema induce a su cumplimiento, ya que marca los pasos a seguir. 

Este sistema de trabajo es aplicable también a las Gestiones de Calidad, Seguridad Laboral, Seguridad de la Información, etc., con las que quedará totalmente integrada.

Organización

Ámbito de Control

Con AuraPortal, el Comité de Medio Ambiente dispondrá de una potente herramienta para automatizar sus funciones de Organización, Gestión de los Documentos y Gestión de Verificación mediante un único ámbito de control, desde el que se determinará el programa de gestión ambiental: responsables, personal, items y procesos que van a intervenir, documentos, formularios electrónicos, tiempos y costes previstos, etc.

Desde aquí se controlarán todas las acciones medioambientales que se realizan, se identificarán sus resultados y se compararán con los objetivos y metas para su corrección y mejora.

Gestión de Verificación 

Mediciones

Libre definición de los planes de mediciones en todos sus criterios administrativos, técnicos y temporales. Ejecución mediante procesos de workflow con avisos de fecha. Seguimiento y medición de resultados según distintos criterios (efectividad, tiempos, costes, satisfacción…).

Enlace de las tareas del workflow con todo tipo de elementos de gestión: empleados, departamentos, secciones, áreas, maquinaria, equipos de inspección, medición y ensayo, productos y servicios, proyectos, campañas, documentos, formularios electrónicos, planos, instrucciones, links a páginas web, referencias legales, clientes, subcontratistas y proveedores, etc., así como a todos los procesos con los que se relaciona. 

Evaluación y control

Libre definición de las acciones preventivas y correctivas. Creación sencilla de cuestionarios electrónicos de registros, no conformidades, evaluación, satisfacción, etc. Ejecución mediante procesos de workflow con avisos de fecha. Enlace con todo tipo de elementos informativos de gestión. Seguimiento mediante planning visual.  

Cambios

Mediante procesos de notificación se controlan los cambios que se vayan produciendo en el tiempo, tanto sobre los aspectos técnicos como de los propios procedimientos y normas de gestión. 

Auditorías

Permite el Diseño (cuestionarios, fichas, plantillas, periodicidad, etc.), la Planificación (equipo auditor, áreas, fechas, documentos, previsiones, etc.), la Ejecución (procesos de workflow de los planes de auditorías y de su ejecución, que llevarán en cada fase todos los elementos necesarios para su realización) y Acciones Posteriores (no conformidades, acciones correctivas, informes, análisis, estadísticas, etc.) de las auditorías. 

Formación

Mediante Auraportal también se gestionarán todas las actividades de formación y concienciación del personal, abarcando todo el conjunto de trámites que se lleven a cabo: planificación, convocatoria, seguimiento y análisis de los costes.