Soluciones de Seguridad y Salud Laboral con AuraPortal BPM

(Consultas y ejemplos prácticos sobre la Aplicación disponibles en www.auraportal.com)

AuraPortal BPM es una efectiva herramienta de gestión de la salud de los empleados de la entidad, tanto desde el punto de vista de la prevención como del control de enfermedades y accidentes.

AuraPortal BPM propone un modelo de implantación del sistema muy práctico en el que se aprovechan las posibilidades de las últimas tecnologías disponibles y que, en combinación con la potencia de los flujos de trabajo y documentales de AuraPortal BPM, permiten implantar y administrar una sólida política de salud laboral en la empresa.

Concretamente, con AuraPortal BPM se consiguen tres objetivos:

1- Desarrollar una eficaz política de salud laboral y prevención de riesgos en la empresa que aporte mejoras sustanciales en la atracción, retención y fidelización de los empleados, así como una disminución del absentismo laboral y el ahorro de costes indirectos, seguros, etc.

2- Cumplir la legislación vigente, básicamente, la ley de prevención de riesgos laborales, los reglamentos derivados y normativa relacionada, y evitar el riesgo de sanciones por incumplimiento de las leyes.

3- Adaptarse a normativas/certificación (UNE 81.900 ex, BS 8800, OHSAS 18001…) sobre reglas generales para la implantación de sistemas de gestión de la prevención de riesgos laborales, con la consiguiente mejora de la imagen de la compañía y garantía de cara a terceros, que representa una ventaja competitiva.

Para cumplir estos objetivos, con AuraPortal BPM se actúa de la siguiente manera: 

1- Metodología de la Implantación del sistema

Para la implantación del sistema, AuraPortal BPM dispone, entre otros, de los siguientes elementos de gestión:

Los Ambitos

Los Ambitos son las áreas en donde se encuentran los recursos empresariales utilizados para las funciones empresariales. Esta metodología propone la creación de un Ambito (por ejemplo, ‘Seguridad y Salud Laboral’, dentro de la clase ‘Normativas Generales’) desde el que se gestione el sistema. En concreto:   

- Se determina el alcance que quiere darse a la política de seguridad, así como los objetivos y metas. Se identifican y evalúan los riesgos laborales. 

- Se determinan el responsable, los delegados de prevención y el resto de personal implicado y se registran los recursos que deben intervenir (equipos de protección, etc.).  

- Se establecen previsiones de costes y tiempos y se enlaza con toda la información necesaria para su realización. 

- Se amplían sus datos del ámbito con campos específicos diseñados por la propia empresa (de manera muy sencilla y sin requerir conocimientos de programación). 

Una vez puesto el sistema en marcha, este ámbito asume todas las actividades de seguridad y salud laboral realizadas, permitiendo el control inmediato de la marcha de la gestión de forma automática y al día, comparando datos previstos frente a realizados y permitiendo el análisis de la ejecución del proyecto.

La Gestión Documental

Creación de bibliotecas de documentos comunes para el control y la gestión, mediante las que el responsable, los delegados de prevención y el resto de personal implicado compartirán todo tipo de archivos y documentos interesantes para su desarrollo (documentos, formularios electrónicos, archivos, imágenes, prescripciones, experiencias anteriores, recomendaciones, links a páginas web de interés, etc.). En concreto:

- Bibliotecas de documentos y plantillas: documentos legales, de gestión o de consulta, como manual de prevención, planes de emergencia, manuales de instrucciones de máquinas y equipos, actas de reuniones de prevención, cursos de seguridad a empleados (PowerPoint, audiovisuales, etc.), etc.

- Formularios electrónicos, que al estar almacenados sobre la base de datos permitirán cualquier gestión y extracción selectiva de la información, como evaluación del riesgo, registro y control de la siniestralidad, libro registro de las incidencias, estado de salud de los trabajadores, resultados de auditorías, revisiones de instalaciones, equipos y lugares de trabajo, etc.

- Enlaces Web: URLs a webs o documentación interesante como legislación europea, nacional, autonómica y local, foros web de discusión, páginas especializadas, etc.    

Procesos Automatizados

Basada en la organización a través de procesos (BPMS), la gestión se realiza directamente sobre tareas programadas encadenadas con enlaces inteligentes, de forma que, al poner en marcha un proceso, éste seguirá automáticamente el flujo establecido con toma de decisiones automática en función de los datos emergentes a lo largo del mismo.

Las tareas manejan todo tipo de documentos, formularios y fichas para ser cumplimentados, así como instrucciones de uso general y para cada fase del flujo establecido. El propio sistema induce al cumplimiento de la normativa, ya que marca los pasos a seguir.

El hecho de trabajar mediante procesos automatizados se traduce en dos importantes ventajas:

1- Fomento general del cumplimiento de la norma

Los procedimientos de seguridad y salud laboral que afectan a la actividad de la entidad quedan integrados en sus propios procesos de gestión. De esta forma, las instrucciones técnicas y especificaciones de seguridad y salud laboral no dependerán de la memoria del que tiene que aplicarlas, ni estarán solo en un papel para su consulta, sino que formarán parte de las instrucciones a seguir para realizar cada tarea que se realiza en la entidad.

2- Procesos específicos de gestión de seguridad y salud laboral

Mediante procesos específicos se gestionarán los procedimientos propios de la gestión y control de la seguridad y salud laboral: ciclo documental para crear, revisar, aprobar y notificar documentos, planes y ejecución y registro de auditorías internas, registro de incidencias con aprobación y seguimiento de las acciones correctivas, gestión de las reuniones, cursos y charlas de formación, etc.

Todos los procedimientos de AuraPortal BPM podrán plantearse de forma que se ejecuten, no de forma aislada, sino que se interconectan con el resto de procedimientos de la entidad.

Así, al ejecutar cada procedimiento, el sistema puede poner en funcionamiento de forma automática todos los mecanismos y acciones que involucran e implican al resto de departamentos y áreas, de forma que no se deje nada al azar (incluyendo el soporte sobre requisitos de cumplimiento legal), con lo que la coordinación y control serán máximos.

2- Metodología de la Operativa 

Una vez ha sido implantado el sistema, esta metodología del trabajo diario propuesta permite optimizar todos los recursos que ofrece el sistema, asegurándose de que siempre se están cumpliendo los objetivos de la política de seguridad y salud laboral de una forma eficaz, que el sistema se mantiene constantemente actualizado y que las respuestas a incidencias son rápidas y eficientes.

Comunicación

AuraPortal BPM puede ser estructurado para llevar a cabo una política efectiva de prevención, mediante la información al personal, publicación interna de la normativa interna (higiene, seguridad laboral, etc.), consignas, especificaciones de riesgos asociados a las tareas y normativas de actuación automática. 

Workflow
La comunicación fluye entre el responsable, los delegados de prevención y el resto de usuarios, ya sea en su misma red local o a través de Internet, participando en el Workflow de la empresa.

Otros canales de comunicación
Publicación en tablones de anuncios on-line, diversos tipos de Encuestas y Foros on-line en los que podrán participar todos los usuarios o grupos de usuarios, etc. El correo electrónico web también puede ser gestionado desde AuraPortal BPM, incluso desde los propios procesos.

Proyectos

La organización y planificación de las estrategias laborales se asentará sobre campañas, en las que se podrán determinar los recursos que van a intervenir (humanos y materiales), así como tiempos, costes e ingresos previstos, pudiéndose controlar en todo momento las desviaciones sobre la previsión. 

Control
En todo momento se conocerá la marcha de cada uno de ellos, las acciones que se han realizado, las desviaciones sobre la previsión y el margen de maniobra con el que se cuenta. 

Estructura
Libre definición de las acciones preventivas y correctivas. Creación sencilla de cuestionarios electrónicos de registros, no conformidades, evaluación, satisfacción, etc. Ejecución mediante procesos de workflow con avisos de fecha. Enlace con todo tipo de elementos de gestión. Seguimiento mediante planning visual.

Planes de formación

Gestión de todas las actividades de formación y concienciación del personal, abarcando todo el conjunto de trámites que se lleven a cabo: planificación, convocatoria, seguimiento y análisis de los costes.

Planificación y control de revisiones
Médicas, vacunas, etc. Calendario vinculado de forma automática a la agenda de cada empleado. Documentación. Avisos por correo electrónico a los responsables y a los interesados.

Auditorías
Permite el Diseño (cuestionarios, fichas, plantillas, periodicidad, etc.), la Planificación (equipo auditor, áreas, fechas, documentos, previsiones, etc.), la Ejecución (procesos de workflow de los planes de auditorías y de su ejecución, que llevarán en cada fase todos los elementos necesarios para su realización) y Acciones Posteriores (no conformidades, acciones correctivas, informes, análisis, estadísticas, etc.) de las auditorías.

Procesos de Control y Acciones Correctivas y Preventivas

- Preparación y confección de Documentación. Fases: Creación, Preparación, Aprobación y Notificación a los Interesados.

- Verificación Periódica de maquinaria, equipos, condiciones de trabajo y de la actividad de los trabajadores. Fases: Creación, Estudio técnico y acciones, Notificación al Responsable y Notificación a los Interesados.

- Registro de Incidencias generadas en la gestión. Fases: Notificación, Aprobación y Medidas Correctoras.

- Planes de Auditorías. Fases: Creación, Aprobación, Redacción y Publicación.

- Realización de Auditorías. Fases: Disposición, Realización, Control y Acciones Correctivas.

Controles 

- Normalización del registro de enfermedades y accidentes: aprobaciones, controles, cuestionarios a rellenar y otros tipos de documentación. Consulta, análisis y estadística.

- Gestión de Epis, disponibilidad, entregas, devoluciones, caducidades, etc.

- Calendario de cada empleado con la información de revisiones, visitas al médico, bajas por enfermedad o accidente, etc.

- Control de los cambios técnicos, de personal y de los propios procedimientos.

- Control de accidentes de trabajo y enfermedades laborales. Investigación de accidentes, análisis y normativa ante incidentes y accidentes laborales, plantillas electrónicas de notificación de accidentes de trabajo y su transmisión por procedimiento electrónico.

- Control de los Costes y tiempos de las diversas actividades realizadas y del total del ámbito de salud laboral (gastos generales, costes de viajes, dietas, costes de las horas de trabajo no realizadas, etc.) y las desviaciones sobre la previsión.