Soluciones de Administración del Personal con AuraPortal
 

(Si quiere verlo de forma real, entre en la dirección www.auraportal.com y solicite las contraseñas para realizar ejemplos prácticos). 

AuraPortal permite aprovechar todas las posibilidades del capital humano de que dispone la empresa en base a una información siempre disponible y a la racionalización de la gestión. 

Basada en la organización a través de procesos (BPMS), la gestión se realiza directamente sobre Tareas Programadas encadenadas con enlaces inteligentes, de forma que, al poner en marcha un proceso, éste seguirá automáticamente el flujo establecido con toma de decisiones automática en función de los datos emergentes a lo largo del mismo. Se manejan todo tipo de documentos, formularios y fichas para ser cumplimentados, así como instrucciones de uso general y para cada fase del flujo establecido. 

Gestión de la Administración del Personal

Aquí proponemos, una nueva forma de organizar y gestionar la Administración del Personal que aporta agilidad y eficacia, basada en las siguientes características que aporta AuraPortal:  

1- Integración. Organizar, gestionar y controlar, desde un único sistema integrado, prácticamente todas las actividades de la gestión de Recursos Humanos. 

2- Comunicación. El sistema intercomunica el personal de los distintos departamentos de la empresa, centros de trabajo y delegaciones. La comunicación fluye en todas sus vertientes: entre la entidad y sus empleados, entre directivos y subordinados, entre el personal de un departamento o grupo de trabajo, relaciones interdepartamentales y entre la organización y sus partners.  

3- Gestión de Ausencias. También permite la gestión simple y eficaz de las ausencias de los empleados (vacaciones, excedencias, bajas por enfermedad, visitas al médico, permisos recuperables, etc.). 

4- Flujo de Información. Ofrece el entorno ideal para gestionar la inmensa cantidad de información activa que se maneja en la empresa facilitando la colaboración entre las personas que trabajan, en y con la organización (empleados, clientes, agentes, colaboradores…), para la optimización del trabajo en equipo, aunque se encuentren a gran distancia geográfica.

La Gestión de Administración del Personal abarca todo el conjunto de trámites que se llevan a cabo: Gestión de Empleados, Flujos de Información y Comunicación, Gestión de las Ausencias y Evaluación y Control, y se enmarca dentro de las diferentes áreas de gestión que cubre AuraPortal para desarrollar una eficaz política de RRHH, como: Reclutamiento de Personal, Formación del Personal, Seguridad Laboral, Cuidado del Personal, etc. que se explican aparte, en otros dossiers de esta misma colección.  

1- Gestión de Empleados
2- Información y Flujos de Comunicación
3- Gestión de las Ausencias
4- Evaluación y Control

1- Gestión de Empleados

Organigrama
Gestión del Organigrama funcional en el que aparecen jerarquizadas las distintas funciones en que se divide la acción empresarial en su conjunto, con su codificación en árbol, y definición de los cargos y nombres de las personas que los ejercen.  

Controla los cambios posteriores del Organigrama, tanto de funciones o cargos como de personas. El sistema se encarga de reconstruir internamente la situación de las tareas en curso, permisos, accesos, etc. cuando se producen cambios en el Organigrama. 

Información
La información de cada empleado puede ser tan extensa como se desee, y se puede presentar estructurada a varios niveles, en función de los perfiles de usuarios que podrán acceder a ella:

- Personales: Datos generales del empleado en la empresa (teléfono, extensión email, Fecha alta, …), habilidades profesionales, etc.

- Del Cargo: Datos en función del cargo que ocupa (supervisor, asistente, teléfono, extensión, …).

- Privados: Datos privados (dirección, fecha de nacimiento, estado civil, DNI, discapacidades y necesidades especiales…) y su documentación (contrato laboral, formación académica, empleos anteriores, idiomas…).

- Confidenciales: Datos y documentación interna (quejas y medidas disciplinarias, valoración, actitud, expediente personal, evaluación del desempeño, planes de futuro…).  

Gestión
Todos estos datos, al estar almacenados sobre la DB, permitirán cualquier extracción selectiva y comparada de la información, y podrán ser comparados, presentados y gestionados. 

Control
Control de trabajos del personal estratégico mediante las tareas que realiza. Control de su agenda, seguimiento de las tareas, desviaciones de tiempos, etc. 

2- Información y Flujos de Comunicación

Gestión de la Información
Bases de conocimiento con normativas de todo tipo, planes de empresa y departamentos, etc. con control de las modificaciones que se realicen, y que estarán disponibles on-line para los empleados (según su perfil). 

- La Entidad podrá comunicar su espíritu corporativo, sus políticas de empresa, la normativa interna (higiene, seguridad laboral, etc.), planes y estrategias, a la totalidad de la organización, así como sus cambios en el mismo momento en que se producen. 

- Las Áreas de trabajo de cualquier tipo: departamentos, secciones, comités, integrantes de un proyecto, etc. dispondrán de sus propios procedimientos de información para su uso particular. 

- Los Empleados, también con los permisos necesarios, podrán acceder a los diferentes procedimientos de información que ofrece AuraPortal, tanto para recibir como para aportar información.  

Canales de Información 

- Publicación en tablones de anuncios on-line. Permite también crear y gestionar anuncios generales para todos los usuarios, grupos de usuarios o un usuario en particular (así como también para su publicación en la Web Pública), teniendo en cuenta Rutas de Aprobación de los Comunicados, Prioridades, Fechas de Publicación y Caducidad, etc. 

Todas las áreas de la empresa podrán generar contenidos de gran riqueza con herramientas tan simples como Word, Excel, FrontPage, etc. 

- Tareas de Notificación sin respuesta, que pueden ser enviadas a una persona en particular o a grupos de personas establecidos de antemano o en el momento del envío. 

- Acceso a Bibliotecas. De igual manera que con el resto de canales, cada usuario, conectándose a AuraPortal, ya sea en su misma red local o a través de Internet, podrá acceder esté donde esté a toda la información de la empresa que le compete, y trabajar con ella. 

Comunicación
AuraPortal es comunicación, y toda su estructura está basada a la comunicación entre las personas. La información ya está incluida en el diálogo. 

La comunicación en la empresa fluye en todas sus vertientes: entre la entidad y sus empleados, entre directivos y subordinados, entre el personal de un departamento o grupo de trabajo y entre los diferentes departamentos. También pueden incluirse en los flujos de comunicación a los terceros (partners, clientes, proveedores, etc.). Todos pueden comunicarse con todos, siendo su única limitación la normativa establecida. 

Canales de Comunicación
Podrán crearse en la entidad diversos tipos de Encuestas y Foros on-line en los que podrán participar todos los usuarios o grupos de usuarios. Además, el Correo Electrónico web también puede ser gestionado desde AuraPortal. 

Sin embargo, el sistema realmente efectivo de comunicación es el del workflow de Tareas (Abiertas y Programadas), que incluirá todas las actividades que realicen los empleados de la entidad: órdenes de trabajo, consultas, solicitudes, quejas, aprobaciones, tendrán sus respuestas. 

3- Gestión de Ausencias

Gestión simple y eficaz de las ausencias de los empleados (vacaciones, excedencias, bajas por enfermedad, visitas al médico, permisos recuperables, etc.). Permite la libre definición de los conceptos de ausencia, en función de los diferentes controles que se desee realizar sobre ellos. 

Automatización de los procesos
Los procedimientos de gestión y control quedan normalizados mediante el sistema de tareas programadas en las que la gerencia determinará las fases de aprobaciones y controles por los que se debe pasar. El propio sistema induce al cumplimiento del procedimiento, ya que marca los pasos a seguir. 

Eficacia
Proporciona una sensible disminución del trabajo administrativo y del flujo de papeleo. Los procedimientos automatizados podrán llevar los formularios de ausencia obligatorios: partes de baja, accidentes, etc., así como cuantas indicaciones se crean necesarias. 

Optimización
Minimización de los errores en las nóminas derivados de las ausencias, por el control de presencia ejercido, autorizado, verificado y controlado por supervisores y personal de Recursos Humanos. 

Calendarios
Puede ofrecer el Calendario de Trabajo de cada empleado, con los días que ha trabajado y los que no, diferenciando los tipos de ausencia (vacaciones, permisos recuperables y no recuperables, bajas por enfermedad, visitas al médico, etc.), y comparando las previsiones y la realidad.

Disponibilidad
Control de la disponibilidad de empleados. Avisos o asignación automática a suplente de las tareas pendientes.

4- Evaluación y Control

En general, permitirá llevar una estrategia de evaluación del personal mediante el control de todas las actividades (tareas) que realiza, lo que le permitirá valorar la rentabilidad de cada empleado. 

Innovación

El sistema permite desarrollar y gestionar todo tipo de procedimientos y metodologías de gestión de los recursos humanos: tablas de competencias, sistemas de valoración, profesiogramas, etc.

 

Evaluación del Desempeño

También permite automatizar el proceso administrativo de feedback 360º, que podrá ser recibido por cada empleado desde compañeros de trabajo, directivos, subordinados, clientes, proveedores, partners, etc. sin apenas gasto en tiempo. 

Integración
Además, AuraPortal, al estar basado en SharePoint, tiene una integración completa con todo tipo de herramientas estándares, tales como Microsoft Office, conexión ODBC, XML, .NET, Web Services, Win Services, etc.