Soluciones de Aprovisionamiento con AuraPortal

(Si quiere verlo de forma real, entre en la dirección www.auraportal.com y solicite las contraseñas para realizar ejemplos prácticos). 

AuraPortal propone una nueva forma de organizar la obtención de bienes y servicios de la empresa, involucrando en el proceso, por una parte, a todos los ámbitos de la organización, y por otra, a los proveedores y suministradores. 

Permite descargar las tareas administrativas de las compras y suministros en los propios interesados, simplificando los procesos y reduciendo los costes. 

Basada en la organización a través de procesos (BPMS), la gestión se realiza directamente sobre Tareas Programadas encadenadas con enlaces inteligentes, de forma que, al poner en marcha un proceso, éste seguirá automáticamente el flujo establecido con toma de decisiones automática en función de los datos emergentes a lo largo del mismo. Se manejan todo tipo de documentos, formularios y fichas para ser cumplimentados, así como instrucciones de uso general y para cada fase del flujo establecido. 

AuraPortal cuenta con todas las posibilidades que ofrecen las últimas tecnologías, y aprovecha todas las posibilidades Internet, con todas las ventajas que esto supone: acceso remoto a toda la información, requerimientos de hardware mínimos, ahorro de costes de mantenimiento, etc. 

La Organización del Aprovisionamiento 

Aquí proponemos una nueva forma de organizar, gestionar y controlar el aprovisionamiento de bienes y servicios, en especial las compras, suministros y servicios indirectos (tales como material de oficina, reparaciones, equipos informáticos, piezas de recambio, servicios de mantenimiento, servicios de impresión, viajes de empresa, etc.), que no suelen ser controladas por los ERPs, de manera integrada, y no como un evento aislado. 

Está basada en las siguientes características:  

1- Optimización. El departamento de compras se centrará en la negociación de las compras estratégicas, mientras que cada usuario podrá realizar sus compras y/o peticiones de suministro según los pactos estipulados con los proveedores, y siguiendo los procesos normalizados automáticos, que seguirán todo el ciclo de fases, autorizaciones y comprobaciones hasta la recepción, factura y pago. 

2- Normalización. Presupuestos, órdenes de compras o servicio, averías, incidencias, reclamaciones, consultas técnicas y comerciales, etc. se generarán en su origen y, a través de Tareas Programadas, seguirán las diversas fases de maduración hasta su completa resolución. 

3- Control y seguimiento. Estos procesos podrán ser controlados de principio a fin, y en todo momento se sabrá en qué situación está cada caso. El sistema guardará constancia de las acciones realizadas con cada proveedor, para su control y estadística, pudiéndose obtener un planning visual de cada acción realizada y el control de sus costes.   

4- Optimización de la Gestión. De esta forma se reducen sensiblemente los gastos y los errores en el intercambio de datos, se agilizan las transacciones y se controlan los procesos. Además, podrá llevarse un completo control de los proveedores en términos de calidad de servicio y de rentabilidad. 

1- Compras y Suministros
2- eProcurement
3- Gestión de Ofertas
4- Control y Medición de Resultados 

1 - Compras y Suministros 

AuraPortal Permite extender el proceso de compras a todos los ámbitos de la compañía y a todas las personas implicadas. 

Automatización
Mediante procesos normalizados automáticos, todo el personal autorizado podrá acceder a los catálogos que les correspondan y realizar sus propuestas de pedido, incluso podrán realizar compras o peticiones de suministro directamente en los casos y circunstancias que así se haya determinado. 

Trazabilidad
Las propuestas de pedido seguirán todo el ciclo de fases, autorizaciones y comprobaciones hasta generar de forma automática los pedidos. Tanto los pedidos generados a través de propuestas como los directos, también seguirán sus ciclos predeterminados hasta la recepción, factura y pago. Además, en cualquier momento podrá conocerse el estado de maduración de cada operación. 

Optimización
El sistema reduce drásticamente los documentos basados en papel y la duplicación en la introducción de datos, minimizando las actividades del proceso de aprovisionamiento que no generan valor a la empresa. 

Normalización
Con la normalización del aprovisionamiento se reduce la duración de los ciclos de aprovisionamiento y los costes de los procesos. 

Herramientas Adicionales
Todos los datos de AuraPortal pueden ser importados y exportados automáticamente a Microsoft Word, Microsoft Excel o a un fichero de texto, por lo que se dispone de una gran variedad de herramientas para enviar cartas personalizadas, faxes personalizados, E-Mails personalizados por Internet, imprimir directamente las etiquetas, etc.  

Integración
Además, puede integrarse con el sistema ERP de gestión empresarial (facturación, contabilidad, etc.) utilizado en la empresa, pudiéndose transferir automáticamente las decisiones del departamento de compras al sistema de aprovisionamiento de la empresa. 

2 - eProcurement 

Con AuraPortal podrá acceder al abastecimiento electrónico de productos y servicios vía internet y gestionar los procesos, sobre todo las compras, suministros y servicios indirectos, que no suelen ser controladas por los ERPs, tales como materiales auxiliares y de consumo, suministros, servicios, etc.

Segmentación
Se contará con una organización jerarquizada de los canales de compras y suministros, tan amplia como se desee, permitiendo segmentar y personalizar más las acciones de compra y posibilitando estrategias de aprovisionamiento específicas por diferentes clases y según diferentes criterios, incluso por cada proveedor.

Estrategia
Esto permite que pueda aplicarse la mejor estrategia de adquisición para cada clase de producto, aplicando para cada una de ellas las prácticas de eProcurement más adecuadas: abastecimiento por auto-servicio, abastecimiento planificado, estándares de aprovisionamiento, etc. 

Sinergia
Organización y control de la comunicación con los proveedores y suministradores a través de la Extranet, que permitirá trabajar juntos para obtener ventajas mutuas a largo plazo. Esto aumenta la transparencia de las relaciones, generando un nuevo nivel de confianza y compromiso. 

Datos siempre Actualizados
En la mayoría de los casos serán los propios proveedores los que mantendrán directamente sus datos actualizados: nuevos productos y servicios, promociones, disponibilidad, precios, stock en almacén, tiempos de entrega, condiciones de pago, etc. 

Efectividad y ahorro de Costes
Esta forma de trabajar trae consigo una reducción del tiempo a emplear, tanto para el mantenimiento de los datos como para la contratación, evitando además errores y malentendidos. 

Fidelización
A las ventajas que obtiene la empresa, hay que añadir las proporcionadas a los proveedores: automatización de la recepción de pedidos, reducción de los costes asociados, reducción de errores y devoluciones y, sobre todo, el valor añadido a la utilización de un nuevo canal de venta: Internet. 

3 - Gestión de Ofertas

Con AuraPortal podrá adquirir bienes y servicios mediante sistemas automatizados de ofertas o licitaciones adaptados a cada circunstancia, utilizando los medios más efectivos para obtener ofertas de un gran número de proveedores. 

Petición
Se podrán normalizar procedimientos que sigan normativas diferentes según las circunstancias. En todos ellos, al poner en marcha el procedimiento, desde la misma Tarea Programada, el solicitante dispondrá de las instrucciones necesarias para actuar, accederá directamente a los catálogos y/o a los artículos y expondrá las características de la oferta, no mediante texto, sino cuestionarios electrónicos a los que se podrán adjuntar todo tipo de documentos (condiciones, requerimientos, planos…). 

Envío y Recepción de Ofertas
El procedimiento seguirá todo el ciclo de fases de comprobaciones técnicas y de aprobaciones, que podrá incluir la publicación en web pública, en portales privados o envío por cualquier medio de la solicitud de ofertas. La recepción se realizará de igual forma sin que se deba realizar ningún trabajo adicional. Los propios candidatos introducen sus datos, simplificando el proceso.  

Adjudicación y Control
El análisis y selección de las ofertas resulta sencillo mediante el estudio comparativo sobre los cuestionarios electrónicos que permite la aplicación. Automatización de la respuesta a los candidatos, tanto aceptados como rechazados. Generación automática de cartas o envío por correo electrónico de notificaciones.

4 - Control y Medición de Resultados 

Control de Operaciones
Los procesos de aprovisionamiento podrán ser controlados de principio a fin, y en todo momento se sabrá en qué situación está cada caso. El sistema guardará constancia de las acciones realizadas con cada proveedor, para su control y estadística, pudiéndose obtener un planning visual de cada acción realizada y el control de sus costes. 

Control de Resultados
Siempre se conocerán los gastos realizados con cada proveedor, no solo por la adquisición de los bienes y servicios, también se controlarán los gastos colaterales que se hayan producido: atención, tiempos, retrasos, devoluciones, etc. 

Criterios de Control
La medición de los resultados podrá establecerse, tanto desde el punto de vista de los costes como de otros factores de tipo cualitativo: tiempos, satisfacción, calidad, seguridad, etc.  

Análisis y Desviaciones
Permite análisis inmediatos de la relación con cada proveedor o suministrador en general, y de cada operación en particular, de forma automática y al día, controlando las desviaciones que se van produciendo sobre costes y tiempos previstos, conociendo en cada momento el margen de maniobra del que se dispone y permitiendo análisis de la ejecución de proyectos encaminados a evaluar y ajustar el sistema.

ROI inmediato
Las principales ventajas radican en el ahorro de tiempo en la gestión de compras, la comodidad, la reducción de los precios de adquisición de productos y la posibilidad de acceder a nuevos proveedores.