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Soluciones de Archivo de Documentos
con
AuraPortal BPM
(Consultas y ejemplos prácticos sobre la Aplicación
disponibles en
www.auraportal.com)
El archivo
electrónico mediante AuraPortal BPM,
además de permitir cumplir con las normativas,
reduce drásticamente la manipulación del papel,
permite un acceso inmediato del personal de la
empresa y sus colaboradores a todo tipo de
documentos e imágenes, controla férreamente los
accesos a la información y, en general, organiza
el flujo de la información, reduciendo costes y
mejorando sus procesos de negocio.
Todo el
contenido de AuraPortal BPM se almacena
en el potente gestor de base de datos MS SQL
Server. Así, mediante una fuente de
información única y organizada, el
personal propio y los colaboradores externos
dispondrán y compartirán la información,
aumentando el conocimiento y reduciendo la
repetición de tareas para obtener una mayor
ventaja competitiva.
La Gestión
Documental de AuraPortal BPM es la de
Microsoft SharePoint mejorada con algunas
funciones para facilitar su manejo y ampliar sus
posibilidades de enlace con otros elementos
informativos.
MS SharePoint habilita la
catalogación por múltiples campos, diccionarios
cerrados definibles o abiertos, etc.
La flexibilidad
de su estructura así como la facilidad con que
se integra a diferentes aplicaciones y
escenarios, lo convierte en un componente de
alta eficiencia en la organización, para la
gestión de la información existente y captura de
nueva información, de formas adecuadas al
contexto de conocimiento empresarial.
Captura de Documentos
Tanto los documentos
generados por la empresa como los que provienen
de fuera en forma de fax, correo electrónico o
cualquier formato de archivo, quedarán
integrados en el sistema. Los soportados en
papel serán digitalizados e introducidos
también.
El ingreso de
contenidos puede realizarse mediante:
1- Creación
directa por cumplimentación de los formularios,
tablas y fichas.
2- Creación
directa desde AuraPortal BPM mediante
cualquier aplicación MS Office.
3- Incorporación
de todo tipo de archivos desde los discos
o la red, accediendo
directamente
al Explorador de Windows.
Pueden
incorporarse de uno en uno o
mediante Selección Múltiple (al pulsar sobre una
carpeta del Explorador de Windows, a la derecha
aparecen los archivos que contiene. Al marcar
los que se desee, quedarán integrados).
4- Mediante el
lector+OCR (scanner + reconocedor de caracteres)
que lleva incluido AuraPortal BPM. Su
incorporación a las correspondientes bibliotecas
es inmediata. Al
escanear un documento éste queda archivado según
los criterios que se desee, junto con los
documentos electrónicos. El escaneo,
archivo y acceso se realizarán con independencia
del lugar geográfico.
Almacenamiento
de Documentos
Los contenidos podrán ser guardados en:
1. Bibliotecas
Los contenidos se guardarán en Bibliotecas, que
pueden ser personalizadas, y que se estructuran
mediante una anidación a los niveles que se
desee mediante el Arbol de Bibliotecas: opción
exclusiva de
AuraPortal BPM.
Se contemplan
cuatro clases:
1- Bibliotecas
de Imágenes, para colecciones de gráficos
o imágenes digitales.
2- Bibliotecas de Formularios, para
colecciones de formularios basados en XML.
3- Bibliotecas
de Documentos, para la mayoría de los
demás tipos de archivos incluidos documentos de
texto y hojas de cálculo.
4- Listas
(Bibliotecas de Registros),
para colecciones
de información general que quiera gestionar la
empresa.
2. Elementos de Gestión
Tanto los documentos a título individual como
las bibliotecas pueden ser integrados con los
elementos que gestiona
AuraPortal BPM:
- Empleados
- Cuentas (clientes, distribuidores,
proveedores, subcontratistas, etc.)
- Items (todo tipo de materiales,
servicios, existencias, inmovilizado…)
- Proyectos
(programas, campañas, promociones, centros de
coste/ingreso)
- Ambitos (áreas, departamentos, secciones, juntas,
comités, etc.)
De esta forma, cada elemento guarda
la información que le concierne. Por
ejemplo, la ficha de un proveedor contendrá
(además de toda la información histórica de
actividades realizadas con o para él) contratos,
pedidos, albaranes, facturas, medios de pago,
recibos, formularios, experiencias,
estadísticas, etc.
3. Procesos
Los contenidos también podrán ser integrados en las tareas de los
procesos de workflow, que reflejan toda la
actividad de la entidad. De esta forma, cada
actividad realizada en la empresa guarda la
información que ha generado.
Acceso
a los Documentos
El acceso a los
contenidos de AuraPortal BPM va mucho más
allá de la simple búsqueda, y obliga a
considerar nuevos criterios de acceso más
eficientes.
1. Búsquedas
Las mecánicas de
búsqueda de los contenidos de las bibliotecas
de AuraPortal BPM son muy potentes:
Arbol de
Bibliotecas. Este sistema, al admitir niveles de sus
ramas sin limitación, es mucho más potente que
los sistemas de clasificación y jerarquización
por categorías y subcategorías que se ven en
otros sistemas.
Filtros. Por múltiples
campos y criterios: por nombre o parte de él, por campos o
características (autor, fecha de creación o
modificación, destinatario, tamaño, etc.) por
contenido (basta indicar la porción de texto
buscada), y además mediante filtrados
personalizados definidos por el usuario.
Metadatos. Tanto Automáticos (fecha,
creador…) como Manuales, introducidos por el
usuario y diseñados específicamente para cada
biblioteca, entre los que pueden crearse incluso
campos calculados sobre otros campos.
Vistas. Permite definir y utilizar diversas vistas
personalizadas en las que
se podrán determinar las columnas que deben
aparecer, el orden en el que deben aparecer, los
documentos que debe mostrar, agrupaciones,
totales, estilo, etc.
Además del acceso
desde las bibliotecas también puede accederse a
los contenidos desde los elementos
informativos (empleados, cuentas, proyectos,
ámbitos e ítems) con los que se relacionen,
incluidas las propias tareas del workflow.
Este sistema de búsqueda es muy efectivo, ya que
cada elemento guarda la información que le concierne y, además,
mediante enlaces, permite el acceso inmediato a
la información que de alguna manera tiene
relación con ellos.
2. Trabajo en Grupo
Las Bibliotecas de MS SharePoint son colecciones de archivos que se
comparten con los integrantes de un grupo. Este
sistema de trabajo permite que la información
sea proactiva: control de versiones,
flujos de aprobación, paneles de discusión,
comentarios, encuestas, etc.
Si un documento en una biblioteca sufre una modificación, el
sistema envía un aviso de manera
automática a los usuarios incluidos en la lista
de suscriptores de esa biblioteca para que
puedan revisar el nuevo documento.
De esta manera,
la información se transforma en comunicación, y
fluye en todas sus vertientes: entre la entidad
y sus empleados, entre directivos y
subordinados, entre el personal de un
departamento o grupo de trabajo, relaciones
interdepartamentales y entre la organización y
sus partners.
3. Gestión por Procesos
Al trabajar con
AuraPortal BPM, los procesos se
encargarán de controlar las actividades
que se realizan en la empresa y, por tanto,
serán los portadores naturales de la
información necesaria para su óptima
realización.
Mediante este
sistema de trabajo, en la propia tarea que va a
realizar cada usuario dispondrá de toda la
información y documentación necesaria
para su correcta realización.
No deberá buscar la información, la información
vendrá a él.
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