Soluciones de Comunicación Corporativa con
AuraPortal BPM

(Consultas y ejemplos prácticos sobre la Aplicación disponibles en www.auraportal.com)

AuraPortal BPM facilita a las entidades todos los medios disponibles en la actualidad para la creación, gestión y difusión interna y externa de su identidad corporativa, así como para la promoción de su proyección pública a través de todo tipo de medios de comunicación.

Con AuraPortal BPM es muy fácil mantener una completa política de comunicación corporativa gracias a la integración de sus elementos de gestión y a la automatización de los procesos empresariales.

Descentralización. Las acciones a realizar se extenderán a todos los ámbitos de la compañía y a todas las personas implicadas. De esta forma se reduce al mínimo los trabajos de los Gabinetes de Relaciones Sociales, Prensa, etc. Incluso aunque la empresa, por sus características, no dispusiera de alguno de estos gabinetes de comunicación, podría desarrollar igualmente una eficaz política de comunicación. Bastaría solo destinar un coordinador.

Eficacia. Una vez han sido establecidos sobre procesos automatizados los medios que deben ser utilizados para transmitir los mensajes y consignas, el sistema ejecuta las diferentes acciones coordinando todas las actividades, no dejando nada al azar y reduciendo drásticamente los costes.

Creación de la Identidad Corporativa 

La entidad dispone de las herramientas de AuraPortal BPM para estructurar su política de comunicación, en la que se determinan su misión y su visión y se establecen los objetivos de calidad.

Mediante la sinergia de su gestión documental, su workflow y sus instrumentos de colaboración se pueden diseñar, analizar, desarrollar, debatir y aprobar de forma muy sencilla y automatizada los planes de comunicación estratégicos, así como los métodos de gestión, control e implantación que se van a utilizar. 

También se diseñarán los elementos de análisis y control de resultados que permitirán el cálculo continuo de la efectividad del programa de comunicación corporativa.

Gestión de la Comunicación

Los elementos de gestión que soporta AuraPortal BPM permiten organizar, gestionar y controlar, desde un único sistema integrado, todo el conjunto de trámites que se llevan a cabo para desarrollar una eficaz política de comunicación corporativa.

Desde Proyectos se realiza la planificación, ejecución, seguimiento y medición de los resultados de los Planes Integrales de Comunicación a corto y medio plazo, de las campañas, organización de actos, etc. La gestión de estos proyectos interacciona con el resto de actividades de la empresa, de forma que los datos que en ella se generan quedan registrados también en el resto de los elementos con que se relaciona.

Desde Ambitos se controlan las unidades de negocio que intervienen (gabinete de prensa, gabinete de relaciones sociales…) conociendo en todo momento sus actividades, tiempos y costes, así como las desviaciones sobre las previsiones.  
 

Desde Cuentas se controlan las bases de datos de periodistas, medios de comunicación, clientes, proveedores, etc., con un estricto seguimiento de las acciones realizadas para cada uno de ellos y sus resultados.
 

Desde Documentos se realiza la creación, modificación, archivo, almacenamiento, conversión, búsqueda, localización, lectura, impresión, interpretación, análisis, seguimiento, envío, enlace, gestión de versiones y otras gestiones más complejas de todo tipo de documentación.

En Bibliotecas se almacenan los contenidos en diferentes formatos: Word, Excel, HTML, PowerPoint, Flash, Adobe, Mensajes de correo, Hipervínculos, etc., así como todo tipo de imágenes, fotografías, vídeos… y también direcciones URL a sitios Web.
 

Desde Anexos se diseñan (de forma muy sencilla) y cumplimentan los formularios electrónicos. Estos formularios, al estar almacenados sobre la base de datos, permiten cualquier extracción selectiva de la información.
 

Desde Agendas compartidas y Calendarios se controlan todo tipo de eventos, reservas de salas, convocatorias de ruedas de prensa, presentaciones y otros actos, alquileres, reserva de materiales como audiovisuales, cartelería, etc.
 

Desde Comunicados se publican en los tablones on-line de los distintos Portales (Internos y Externos) todo tipo de anuncios, noticias, consignas, etc. Se realiza mediante un sistema específico de creación, edición, aprobación, publicación, gestión y administración muy sencillo (al alcance de cualquier persona), y seguirá también los flujos de aprobación y control establecidos.

Las Encuestas, Foros y Paneles de Debates, en los que podrán participar todos los usuarios o grupos de usuarios (internos y/o externos), se utilizan para la comunicación y colaboración on_line.
 

Difusión Interna y Externa

Todas las acciones de difusión que deban ser realizadas para ejecutar los planes de comunicación corporativa quedan normalizadas, coordinadas, automatizadas y controladas mediante las tareas de workflow, lo que permite asegurarse del cumplimiento de sus estrategias y consignas.

Los elementos de gestión de AuraPortal BPM quedan asociados a las tareas de los procesos empresariales. De esta forma, además de asegurarse de su cumplimiento, se simplifica extraordinariamente la gestión.

Por ejemplo, en la contratación de personal, el sistema pondrá en funcionamiento de forma automática el Proceso de Acogida. Este proceso habrá sido diseñado de forma que en sus instrucciones impongan la forma en que se debe actuar y, además, lleva ya enlazados los elementos de gestión que van a utilizarse.

De esta forma, en las distintas fases del proceso se le comunicará al nuevo empleado el espíritu corporativo, se le hará entrega del manual de acogida, se le informará de las políticas de empresa, departamento, etc. y se le comunicará la normativa interna (higiene, seguridad laboral, etc.). También quedará informado de que se encuentra obligado a cumplir las Normas de Seguridad, y sujeto a las consecuencias que pudieran incurrir en caso de incumplimiento. Además, en cumplimiento de la LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos Personales), no se le otorgará la contraseña para poder acceder a los datos sin la declaración explícita de que conoce esta obligación y sus consecuencias (esto será así porque, en el proceso, la fase de entrega de la contraseña es posterior a la fase de firma de las cláusulas de Confidencialidad, Finalidad y Obligaciones sobre los datos).

Difusión Interna

Además de haber sido convenientemente informado cada empleado al incorporarse a la entidad (o al cambiar su actividad), en el día a día dispondrá:

Comunicados. Al entrar a trabajar en AuraPortal BPM, encontrará en tablón de anuncios de la página de Entrada todo tipo de anuncios, noticias, consignas, etc. Si se han creado subportales particularizados para determinados grupos, sus tablones contendrán Comunicados específicos para ese grupo.

Suscripción. Al ser modificados los documentos que acogen las consignas, dossiers informativos, normativas internas, etc., el sistema envía un aviso de manera automática a los usuarios incluidos en la lista de suscriptores de esa biblioteca para que puedan revisar el nuevo documento.

Canales de comunicación. Los empleados tendrán acceso, según su cargo en la entidad, a Agendas y Calendarios de eventos, convocatorias, apariciones en los medios, etc. De igual manera tendrán acceso, a través de Bibliotecas de Imágenes y de Archivos Audiovisuales, a dossiers de prensa, álbumes de fotos por contenidos, vídeos corporativos, reportajes fotográficos, etc.  

Procesos. Sin embargo, el sistema realmente efectivo de comunicación corporativa en AuraPortal BPM es el del workflow de procesos y tareas, que afecta a todas las actividades que realicen en la entidad, y que transforma la normativa de la empresa (higiene, seguridad laboral, calidad, tratamiento de datos personales etc.), así como los planes, estrategias, consignas, especificaciones, etc. en procedimientos de gestión automatizados. El propio sistema induce al cumplimiento del procedimiento, ya que marca los pasos a seguir.

Difusión Externa

AuraPortal BPM es también una plataforma de generación de Portales listos para usar que constituyen un marco perfecto de Extranet para comunicar, de manera on-line, constante y controlada, con medios de comunicación, partners, agentes, asociados, clientes, proveedores, subcontratistas, etc.

Estos portales, con sus bibliotecas, su workflow y sus proyectos, permiten una comunicación activa con sus públicos, disponiéndose básicamente de los mismos elementos de difusión que con los empleados. Así pues, se dispone de los Comunicados, Alertas sobre modificaciones, Agendas, Calendarios, Encuestas, Foros, Paneles de Debates, etc.

También los externos pueden ser incluidos en el workflow de procesos y tareas. Además, el mecanismo de Acción Bell, avisa automáticamente a los usuarios internos y externos, aunque no estén conectados a AuraPortal BPM.

De esta forma se optimizan las actividades informativas del gabinete de comunicación: emisión de notas de prensa, ruedas de prensa, comunicados, etc. y se realiza el seguimiento de los medios de comunicación: el envío de dossiers de prensa periódica, así como las actividades de apoyo a medios a través del archivo de documentación especializado (documentos, archivo gráfico y videográfico, books de fotografías etc.).

Pongamos por ejemplo una empresa que pretende dar a conocer sus resultados anuales o adelantar sus previsiones y planes para el próximo año, y decide, para ello, convocar una Rueda de Prensa en la que dirigirse personalmente a los diferentes medios de comunicación relacionados con su sector. Los elementos de gestión que soporta AuraPortal BPM permiten:

-  Crear un Proyecto para su control global: gestión de la documentación, control de sus tiempos y costes y seguimiento de las diferentes tareas de workflow necesarias para su realización: Solicitud de autorización del presupuesto, Asignación de trabajos al personal del departamento, Reserva de los recursos y espacios para la realización del evento, etc.

- Crear o preparar la Biblioteca donde residirá toda la documentación del Evento (Convocatoria, Notas de Prensa, Dossier Informativo, Imágenes de soporte, etc.).

- Emitir la Convocatoria a la lista de contactos, etc.

Además, una vez realizada la convocatoria desde el Portal de Empleados, podrán prepararse en el Portal de Prensa o de Comunicación todos los elementos que van a servir para comunicar, de forma On-Line, con los periodistas, poniendo a su alcance la información necesaria y demás recursos que les facilitarán su labor informativa. 

Así, una vez emitido desde la propia Tarea de Convocatoria el email a cada contacto de los diferentes Medios, se inicia un proceso de comunicación que llevará al periodista a acceder, mediante su clave personal, al Portal de Comunicación, donde tendrá a su disposición toda la información y elementos gráficos que la empresa pone a su alcance, así como también la posibilidad de intervenir en el workflow preparado para que pueda solicitar entrevistas, ampliación de la información, otros recursos de soporte, etc, al directivo o directivos que la empresa designe, sin que el responsable de Comunicación o Dirección, queden ajenos a estas acciones.