Soluciones de Formación en AuraPortal

(Si quiere verlo de forma real, entre en la dirección www.auraportal.com y solicite las contraseñas para realizar ejemplos prácticos). 

AuraPortal es una completa herramienta para desarrollar una eficaz Gestión de la Formación que abarque cualquier modelo, tanto cursos tradicionales (impartidos desde aulas y con presencia física del profesorado y alumnos) como cursos online (e-learning) de todo tipo (personales, por videoconferencia, interactivos, participativos, etc.). 

AuraPortal cuenta con todas las posibilidades que ofrecen las últimas tecnologías, y aprovecha todas las posibilidades Internet, con todas las ventajas que esto supone: acceso remoto a toda la información, requerimientos de hardware mínimos, ahorro de costes de mantenimiento, etc. 

Junto con su potencia, su característica más relevante es la sencillez de uso, tanto para la organización como para profesores y alumnos. El entorno es muy amigable, racional e intuitivo, de forma que puede ser utilizado sin apenas aprendizaje por cualquier persona, aun sin conocimientos de informática.

La Gestión de la Formación:
Presencial y e-Learning

Aquí proponemos, una nueva forma de organizar y gestionar la formación interna y externa que aporta agilidad y eficacia, basada en las siguientes características que aporta AuraPortal:

1- Integración. Permite organizar, gestionar y controlar, desde un único sistema integrado, prácticamente todas las actividades que se realizan, tanto las docentes (gestión de los cursos, contenidos, materiales de soporte, presentaciones, etc.) como las administrativas (reservas, anulaciones, evaluaciones, certificaciones,) y organizativas (calendarios, horarios, agendas, foros, etc.).

2- Comunicación. El sistema intercomunica el personal de los distintos departamentos de la empresa, profesorado, colaboradores externos y alumnos internos o externos, manteniéndolos más satisfechos y recortando drásticamente los costes. 

3- Satisfacción. En los cursos e-learning AuraPortal complementa (e incluso sustituye) los sistemas de simple acceso al Portal por una comunicación activa a través de flujos de trabajo, que supone una personalización del servicio sin apenas incremento de los costes. 

4- Normalización. Transforma las normativas internas en procedimientos de gestión automatizados en los que se determinarán las fases de aprobaciones y controles por los que se debe pasar. El resultado es una gestión tan práctica y eficaz que cuando se trabaja con este sistema es difícil considerar que pueda trabajarse de otra manera. 

5- Control. Podrá llevarse un control Presupuestario, conociendo en todo momento las desviaciones que se van produciendo en los tiempos, costes e ingresos, y el margen de maniobra de que se dispone. De esta forma se podrán tomar las medidas de ajuste necesarias y se conocerá al final la rentabilidad de cada proyecto, curso, alumno, profesor, etc., sin apenas intervención del personal.  

La Gestión de Formación de AuraPortal abarca todo el conjunto de trámites que se llevan a cabo para desarrollar un eficaz proyecto de formación:

1- Planificación
2- Convocatoria
3- Seguimiento
4- Medición de los Resultados

1- Planificación

Planificación
Completa planificación de los Proyectos de Formación, así como de los distintos cursos, que se gestionarán como subproyectos, coordinando los elementos que van a intervenir, teniendo en cuenta los Calendarios de los diversos cursos y de otros eventos programados, la disponibilidad de salas, etc.

Contenidos
Organización y control del proceso de creación de los contenidos del proyecto: análisis, documentación, diseño gráfico, aprobaciones, correcciones, etc., así como los diferentes medios técnicos y humanos que se van a utilizar, controlando gráficamente tiempos, desviaciones y márgenes de maniobra. 

LMS (Learning Management System)
A partir de estos proyectos, se generarán los diferentes Cursos de Formación, con las distintas sesiones que se realizarán de los mismos, utilizando las Áreas de Reuniones virtuales de Auraportal para organizar asistentes, agendas, documentos, actas y otros detalles del evento. 

Control Presupuestario
De igual modo, se preparará el control presupuestario del programa general de formación y de cada curso, así como una previsión de sus tiempos a utilizar.

2- Convocatoria

Mediante AuraPortal podrán organizarse y controlarse convocatorias públicas o personalizadas, acelerando significativamente los procesos de información, captación, selección y matrícula e incorporación de alumnos y profesores, aumentando la efectividad y reduciendo los costes. 

Convocatorias Públicas
La convocatoria pública a los cursos podrá realizarse mediante la publicación de Comunicados Internos (Intranet) y Externos (Internet y/o Extranet), según el perfil de los candidatos. 

Convocatorias Personalizadas
La convocatoria personalizada se realizará mediante la Notificación directa a través de Tareas, tanto a los interesados como a sus supervisores. 

Información
Los interesados podrán consultar los datos del curso (duración, sesiones, horarios, ubicación, profesorado, nivel, etc.) y enviar la solicitud de inscripción. 

Control
De la gestión: Solicitudes, Confirmación, Documentación exigida, Formularios electrónicos a rellenar, etc., mediante los procedimientos de flujo automatizado de Auraportal. 

Transparencia
De los datos y de la información Compartida de todo el proceso entre todas las personas implicadas. 

Automatización 

- La Recepción de solicitudes: los propios candidatos introducen sus datos, simplificando el proceso, mediante el acceso rápido y sencillo a Cuestionarios, Informes y documentos de candidatos internos y externos. 

- La Planificación de las Agendas: calendario, fechas y horas, reserva de ubicación, avisos y alertas, vinculación a correo electrónico, edición en hoja de datos... 

- La respuesta a los candidatos, tanto aceptados como rechazados. Generación automática de cartas y envío de notificaciones por correo electrónico.

3- Seguimiento

Sincronización
El sistema lleva un control de los diferentes Cursos de Formación, con todas las tareas que se van realizando sobre cada uno de ellos, el calendario de sesiones y las modificaciones y ajustes que se realizan en el tiempo. 

Coordinación
Si los cursos se realizan en salas internas, también se llevará un control de éstas, a través Calendarios, según las reservas realizadas. 

Eficacia
Las sesiones de los Cursos quedarán vinculadas de forma automática a la Agenda de cada participante (profesores, alumnos y Organizadores), junto con su documentación. 

Eficiencia
Cada alumno, profesor y Organizador puede solicitar al sistema que le envíe Alertas por correo electrónico que le notifiquen los cambios realizados, pudiendo también configurar los criterios de estos cambios. 

Calificaciones
También gestiona de forma automática la introducción de las evaluaciones de los alumnos, así como de éstos respecto al curso y a sus monitores.

4- Medición de los Resultados

Seguimiento
Los Costes de todas las actividades quedan reflejados en el Presupuesto de cada Curso, pudiéndose en todo momento controlar las desviaciones que se van produciendo y el margen de maniobra restante. 

Resultados
Al final podrán conocerse los Costes Reales de los Cursos y las desviaciones sobre la previsión original. Este control de costes y resultados puede alcanzar también a los elementos que han intervenido: alumnos, profesores, tipos de curso, materias, etc.

 

Tiempos
También puede obtenerse, de forma automática, un Planning visual de los tiempos de las Tareas realizadas y su desviación sobre la previsión original. Este control de tiempos puede obtenerse por múltiples criterios, que alcanzan desde proyectos y cursos hasta el ritmo de trabajo de cada alumno, en modelos de e-learning personal.