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Solución de Gestión del Conocimiento con AuraPortal
BPM
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(Consultas y ejemplos prácticos sobre la Aplicación
disponibles en
www.auraportal.com)
AuraPortal BPM induce a desarrollar
mecanismos de captación, estructuración y
transmisión del conocimiento, aprovechando y
utilizando el aprendizaje y la información de
toda la organización (empleados y externos:
clientes, proveedores, concesionarios…) y
poniéndolo al servicio de quien lo necesita, y
en el momento en que lo necesita.
En algunos artículos anteriores se han
expuesto las posibilidades de la Gestión
Documental de AuraPortal BPM, del tratamiento de los eDocumentos, de
los Contenidos Digitales, de la gestión de la
Formación o del Workflow, todos ellos
estrechamente relacionados con la Gestión del
Conocimiento. En realidad, en todas las entregas
se ha tratado implícitamente la gestión del
conocimiento, ya que la gestión del conocimiento
es el resultado natural
de la aplicación del sistema AuraPortal
BPM a la gestión de la empresa.
Los Elementos Informativos
AuraPortal BPM se estructura
sobre 7 Familias de Elementos Informativos
que identifican los
elementos que deben ser controlados en la
organización, y que se agrupan por su
naturaleza en:
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1.
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Empleados. Los de la empresa. Pueden
ser o no usuarios de AuraPortal BPM.
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2. |
Tareas. Constituyen el
workflow del sistema. Todas las
actividades de los empleados se
registran mediante tareas. |
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3. |
Documentos. Abarca no solamente el
conjunto de documentos de texto, sino
también las imágenes, los formularios y
las listas o registros de datos
estructurados en forma de tablas. |
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4. |
Cuentas. Son las referencias a
entidades o personas ajenas a la empresa
pero que mantienen o pueden mantener
relaciones con la misma (clientes,
proveedores, concesionarios,
subcontratistas, etc.). |
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5. |
Items. Elementos de
inmovilizado o transacción, tanto
materiales como inmateriales (vehículos, ordenadores, conceptos de
coste, etc.). |
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6. |
Proyectos. Destinos específicos y
delimitados de las actividades (tareas).
Son centros de coste/ingreso que
controla AuraPortal BPM. |
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7. |
Ambitos. Las áreas en donde se
encuentran los recursos empresariales
utilizados para las funciones
empresariales. Por ejemplo, un
departamento, un comité, en equipo,
recursos financieros, etc. |
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Cada uno de los elementos de estas familias, no
solo guarda la información que le concierne,
sino que, mediante enlaces, permite el acceso
inmediato a la información que de alguna manera
tiene relación con ellos.
Los documentos se guardan en Bibliotecas, a las
que se accede mediante un potente sistema de
permisos y de formatos de vistas personalizadas.
Permite crear plantillas de
bibliotecas, crear sistemas de permisos a varios niveles: leer, agregar, editar,
aprobar, eliminar, etc., controlar versiones, activar
alertas por correo electrónico, configurar
listas de metadatos, crear diferentes vistas
para diferentes perfiles de usuarios y de
criterios de análisis, etc.
Sin embargo, su verdadera potencia, flexibilidad
y sencillez de manejo proviene de la sinergia
que desencadena su integración con el resto de
familias: Tareas, Empleados,
Cuentas, Ambitos,
Proyectos o Items.
De esta forma, paralelamente a la gestión mediante las
bibliotecas, los flujos de trabajo (tareas) se
encargarán de controlar las actividades que se
realizan en la empresa y, por tanto, serán los
portadores naturales de la información
necesaria para su óptima realización.
Así pues, el acceso a todo tipo de archivos,
cuestionarios y documentos podrá realizarse:
- Directamente desde las bibliotecas.
- O bien desde los elementos informativos
con los que se relacionen, incluidas las propias
tareas del workflow.
Los Flujos de Información
El procedimiento de trabajo que promueve AuraPortal
BPM facilita que cada persona de la
organización vaya volcando en el sistema la
información que se va generando, guardándola de
forma organizada en elementos y
bibliotecas, y accesible en función de
roles, cargos y niveles.
AuraPortal
BPM permite diseñar recorridos de la
información mientras ésta se va generando, con
posibilidad de integrar o asociar
archivos, comprobando siempre los permisos de
acceso de los usuarios en función de cada
contenido informativo o acción pretendida y
construyendo un punto de mira constante para la
comprobación de la situación de todos los
procesos de la empresa.
- Mediante archivos Integrados se fijarán
al sistema los documentos que deban permanecer
inalterables (que
deban comportarse como el papel) como
facturas, contratos, notas de entrega, medios de
pago, etc., sea en formato texto o escaneados.
Por ejemplo, la ficha de un cliente contendrá
(además de toda la información histórica de
actividades realizadas con o para él) contratos,
pedidos, albaranes, facturas, medios de pago,
recibos, formularios, experiencias,
estadísticas, etc.
- Mediante archivos Asociados se accederá
a documentos vivos que podrán ir cambiando en el
tiempo, con lo que se accederá siempre a los
datos actualizados. El sistema permite llevar un
control de versiones.
El conjunto de ambos sistemas de enlace:
Integración y Asociación proporciona la más
completa variedad de posibilidades de manera que
se adapten siempre a la idoneidad de cada caso
en concreto.
El Aprendizaje Organizativo
AuraPortal BPM ofrece el
entorno ideal para la colaboración y el
aprendizaje organizativo entre el personal de
los distintos departamentos de la empresa,
equipos de trabajo, delegaciones y partners de
negocio.
La comunicación fluye en todas sus vertientes: entre la entidad y sus
empleados, entre directivos y subordinados,
entre el personal de un departamento o grupo de
trabajo, relaciones interdepartamentales y entre
la organización y sus partners.
La comunicación continua permite a la empresa, de forma muy fácil,
transmitir sus experiencias. Esto afectará de
inmediato a la eficacia de sus acciones:
consignas, estrategias, resultados, casos
resueltos, características y acciones de la
competencia, argumentario, etc., incrementando
de inmediato el éxito de todo tipo de acciones.
AuraPortal BPM dispone de todos
los canales de comunicación que ofrecen
las últimas tecnologías: publicación en los
Tablones de Anuncios de los distintos
Portales, diversos tipos de Encuestas, Foros y
Debates on_line en los que podrán
participar todos los usuarios o grupos de
usuarios, Agendas compartidas, etc.
Además, todas las actividades de comunicación física
que se realicen (cursos, reuniones, etc.) pueden
ser organizadas, gestionadas y controladas,
incluida la medición de sus resultados dentro de
AuraPortal BPM.
Sin embargo, el sistema realmente efectivo de
comunicación en AuraPortal BPM es
el del workflow de procesos y tareas, que
afecta a todas las actividades que realicen en
la entidad, y que transforma la normativa de la
empresa (higiene, seguridad laboral, calidad,
tratamiento de datos personales etc.), así como
los planes, estrategias, consignas,
especificaciones, etc. en procedimientos de
gestión automatizados. El propio sistema
induce al cumplimiento del procedimiento, ya que
marca los pasos a seguir.
Con este sistema, las bajas laborales, la
incorporación de nuevos empleados o los cambios
de cargo en el organigrama afectan en la menor
medida posible, ya que AuraPortal BPM controla estos cambios, tanto de funciones
o cargos como de personas. El sistema se
encarga de reconstruir internamente la situación
de las tareas en curso, permisos, accesos, etc.
cuando se producen los cambios.
Además, todos los distribuidores, clientes,
proveedores, subcontratistas, etc. tienen acceso
on-line a través de sus Portales a toda
la información que les concierne (bibliotecas,
ítems o proyectos), así como a los canales de
comunicación e incluso participar en el
Workflow de la empresa.
También se trasladarán a los externos las normativas
internas, incluyendo los procedimientos de
Calidad, Seguridad de la Información (y en
especial la de los ficheros de datos personales)
y resto de normativas que pueden implicar
riesgos técnicos, comerciales, logísticos,
financieros e incluso de responsabilidad legal.
Esta integración de los partners de negocio en la
Gestión del Conocimiento de la empresa
potencia su integración y fidelización,
proporciona un mayor control, aúna los esfuerzos
consiguiendo una efectividad sin precedentes y
rebaja considerablemente los costes.
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