Soluciones de Gestión Documental Corporativa con AuraPortal

(Consultas y ejemplos prácticos sobre la Aplicación disponibles en www.auraportal.com)

AuraPortal permite gestionar con seguridad y eficacia toda la documentación corporativa, por compleja que sea la estructura de la entidad.

Aunque en muchas de las entregas anteriores están incluidos diferentes aspectos de la gestión documental, esta entrega aborda la gestión documental bajo el enfoque de cómo AuraPortal soluciona la problemática del control y utilización del conocimiento corporativo.

Documentación
Cualquier soporte informativo se considera documentación. Cartas, normativas, facturas, albaranes, formularios, tablas, hojas de cálculo, listas, planos, dibujos, imágenes, fotografías, animaciones, información en formato acústico o visual, direcciones URL a cualquier otra información como páginas Web o bases de datos.

Manejar Documentos
Creación, modificación, archivo, almacenamiento, conversión, búsqueda, localización, lectura, impresión, interpretación, análisis, seguimiento, envío, enlace y otras gestiones más complejas con todo tipo de documentación.

Gestionar Documentos
Proteger y desproteger los documentos, consultar el historial de versiones, gestionar las revisiones y aprobaciones de documentos, crear un sistema de alertas de correo electrónico que notifique los cambios realizados, exportar a hojas de cálculo (principalmente las listas y formularios XML), etc. 

Gestionar Bibliotecas
Las Bibliotecas son colecciones de archivos que comparten los integrantes de un grupo, a las que se accede mediante un potente sistema de permisos y de formatos de vistas personalizadas. Crear plantillas de bibliotecas, crear sistemas de permisos a varios niveles: leer, agregar, editar, aprobar, eliminar, etc., controlar versiones, sistema de alertas por correo electrónico, configurar listas de metadatos, crear diferentes vistas para diferentes perfiles de usuarios y de criterios de análisis, etc.

Acceso
Trabajar en entorno Web significa que cualquier usuario de AuraPortal (empleado o usuario externo) puede trabajar en modo real desde cualquier parte del mundo (desde cualquier oficina de la empresa, en un hotel, de visita en un cliente, de viaje en cualquier país o desde su domicilio particular), las 24 horas del día de forma interactiva e instantánea, sin siquiera necesitar su propio ordenador.

Microsoft SharePoint 2003

La Gestión Documental de AuraPortal es la de Microsoft SharePoint 2003 mejorada con algunas funciones para facilitar su manejo y ampliar sus posibilidades de enlace con otros elementos informativos.

El control de documentos de SharePoint es uno de los más potentes, completos, flexibles y seguros que existen en el mundo y además, cuenta con la ventaja de ser de Microsoft, lo que garantiza, tanto la optimización dentro del sistema operativo Windows como las futuras evoluciones al más alto nivel.

Funciones propias de AuraPortal

Además de toda la funcionalidad SharePoint, la Gestión Documental de AuraPortal incluye mejoras sustanciales relativas a:

1- La facilidad de uso. Por ejemplo:

- Ventanas de gestión muy amigables dotadas de potentes herramientas.

- Creación y ubicación automática de bibliotecas y listas.

- Posible creación por cada usuario de un sistema propio de acceso a documentos y bibliotecas de uso frecuente.

2- El archivo. Por ejemplo:

- El Arbol de Bibliotecas, que permite organizar las bibliotecas de documentos, imágenes, formularios XML y listas con gran detalle jerárquico; el sistema de árboles, al admitir niveles de sus ramas sin limitación, es mucho más potente que los sistemas de clasificación y jerarquización por categorías y subcategorías que se ven en otros sistemas.

- Enlazados a los elementos de gestión de AuraPortal. Tanto los documentos a título individual como las bibliotecas pueden ser enlazados con: proyectos, empleados, cuentas, ámbitos de control o ítems (elementos que se deseen controlar).

- Enlazados a las tareas de los procesos de workflow, que reflejan toda la actividad de la entidad.  

3- Los accesos. Por ejemplo:

- Búsquedas inteligentes: por parte del nombre de biblioteca, parte del nombre de documento, creador, árbol, metadatos…

- Búsquedas por elementos: tareas, mis documentos, contenidos en portales corporativos, expedientes, enlazados a empleados, cuentas, proyectos, ámbitos e ítems, etc.

4- Seguridad. Por ejemplo:

- Permisos según los roles determinados en  AuraPortal.

- Elementos confidenciales que solo pueden ser vistos por usuarios expresamente autorizados.

- Histórico de tareas que permite conocer todo lo que ha ocurrido con cada documento aunque esa información no figure en el texto ni características del documento.

Sin embargo, su verdadera potencia, flexibilidad y sencillez de manejo proviene de la sinergia que desencadena su integración con el resto de familias: Tareas, Empleados, (Cliente, Proveedor, Partners, etc.), Ambitos de la empresa, Proyectos o Items (materiales e inmateriales), que son los elementos informativos que se gestionan en AuraPortal.

De esta forma, paralelamente a la gestión mediante las bibliotecas, los flujos de trabajo (tareas) se encargarán de controlar las actividades que se realizan en la empresa y, por tanto, serán los portadores naturales de la información necesaria para su óptima realización.  

Así pues, el acceso a todo tipo de archivos, cuestionarios y documentos podrá realizarse:

- Directamente desde las bibliotecas.  

- O bien desde los elementos informativos con los que se relacionen, incluidas las propias tareas del workflow.  

De esta forma, al incorporarse al trabajo cada usuario, se conectará a AuraPortal ya sea en su misma red local o a través de Internet, consultará sus tareas pendientes y comenzará a realizarlas. Y en la propia tarea dispondrá de toda la información necesaria para su correcta realización. No deberá buscar la información, la información le vendrá a él. 

Una tarea puede estar enlazada con todo tipo de archivos e incluso con Bibliotecas enteras mediante dos procedimientos distintos: Integración y Asociación. 

• Si un documento se integra con la tarea, dicho documento, denominado Documento Integrado, forma parte consustancial de la tarea y va donde ella vaya. Si se elimina la tarea también queda eliminado el documento.
   
• Por el contrario si un documento se asocia con una tarea, el documento, que ahora se denomina Documento Asociado, no va con ella sino que se mantiene residente y vivo en alguna de las bibliotecas de documentos de AuraPortal o en otra parte. En este caso la tarea contiene el enlace para poder consultar el documento en cualquier momento pero si la tarea se elimina, el documento permanece en su biblioteca.

Si el documento asociado es modificado con posterioridad a su enlace con la tarea, las modificaciones del documento aparecerán cuando éste se invoque desde la tarea. Esto no ocurre con los documentos integrados pues no pueden modificarse una vez se han integrado en la tarea. 

El conjunto de ambos sistemas de enlace: Integración y Asociación proporciona la más completa variedad de posibilidades de manera que se adapten siempre a la idoneidad de cada caso en concreto. 

Este mismo sistema de enlaces es aplicable exactamente igual a los enlaces de documentos con las demás familias de elementos (Empleados, Cuentas, Items, Proyectos y Ambitos). Cualquier elemento de estas familias puede llevar un número ilimitado de documentos enlazados, tanto integrados como asociados.