Soluciones de Gestión de Proyectos con AuraPortal

(Consultas y ejemplos prácticos sobre la Aplicación disponibles en www.auraportal.com)

Con AuraPortal podrán gestionarse tanto los proyectos que se realicen para terceras personas como los de tipo interno: campañas comerciales, selección de personal, cursos de formación, una reforma de la oficina y, en general, cualquier conjunto complejo de actividades que quiera ser controlado.

La gestión de los proyectos interacciona con el resto de actividades de la empresa, de forma que los datos que en ella se generan quedan registrados también en los elementos con que se relaciona (personal, clientes, proveedores, departamentos, ítems..), abasteciendo el resto de áreas de negocio. Y de la misma forma, cualquier actividad que se realiza en la empresa que tiene relación con un proyecto revertirá su información sobre él.

AuraPortal soporta todo el ciclo de gestión de los proyectos: configuración, planificación, ejecución y seguimiento y medición de los resultados.

1- Configuración

En la configuración de los proyectos se fijarán los objetivos, se definirán los recursos que deben intervenir (personal, equipo, etc.), se establecerán previsiones de costes y tiempos y se le dotará de toda la información necesaria para su realización.       

Asignación de Recursos
Cada proyecto se organiza en base a un responsable y un equipo de trabajo, y puede ser vinculado a todo tipo de recursos materiales e inmateriales que vayan a intervenir en su consecución.

Presupuesto
El presupuesto del proyecto puede determinarse sobre los valores globales de ingresos y gastos previstos, e incluso sobre todos los recursos que van a intervenir (o solo sobre aquellos que se consideren estratégicos).

Documentación
Se crearán una o varias bibliotecas de documentos comunes para el proyecto, mediante las que los integrantes del proyecto compartirán todo tipo de archivos y documentos interesantes para su desarrollo (documentos, formularios electrónicos, archivos, imágenes, prescripciones del proyecto base, experiencias anteriores, recomendaciones, links a páginas web de interés, etc.).

Adaptación
Si el proyecto lo requiere, se ampliarán sus datos con campos específicos que no se encuentran incluidos en el diseño original del sistema. Esta ampliación es diseñada por la propia empresa de manera muy sencilla, sin requerir conocimientos de programación.

2- Planificación

Con AuraPortal podrá establecerse una planificación del desarrollo de un proyecto tan amplio y detallado como se desee. Las fases de desarrollo y las tareas a realizar se determinarán siempre en función del nivel de control que se quiera obtener sobre las actividades y recursos que van a intervenir.

Actividades
Se determinarán las tareas que se realizan para el proyecto, con definición de quién debe realizarlas, cuándo y cómo, y las fases y aprobaciones por las deberán pasar, que servirán de guía para su realización. Las tareas quedarán coordinadas, entre ellas y con el resto de actividades de la empresa.

Sencillez
Cada tarea contiene las instrucciones para su realización, información de los tiempos, ingresos y costes previstos, prioridades, etc. También podrá indicarse en cada tarea una fecha de aviso para su iniciación.

Todos los elementos que afecten a cada una de las fases de cada tarea del proyecto se encontrarán en la propia tarea a disposición del asignado que deba realizarla. No deberá buscar la información, la información le vendrá a él.

Calendario
Al introducir los tiempos de ejecución previstos de las tareas que conforman las fases del proyecto, el sistema presentará un planning de tiempos en forma de diagrama de Gantt del proyecto, descompuesto en cada una de las tareas a realizar.

Multiproyectos
Si el proyecto es suficientemente complejo, podrá subdividirse en otros proyectos menores enlazados jerárquicamente en forma de árbol a varios niveles, y que permitirán un mejor control.

3- Ejecución

Con AuraPortal se incrementa de forma natural el éxito de los proyectos gracias al control y la información. Permite automatizar todas las etapas y el flujo de trabajo de los proyectos, desde su creación hasta su conclusión.

En el momento oportuno se irán cursando las tareas a realizar en la medida de que deban ejecutarse, avisado por el propio sistema.

El flujo de Trabajo
Así, al personal interno o externo al que se le haya asignado cada tarea (de realizar un trabajo o, simplemente, de autorizarlo) le aparecerá en su lista de tareas pendientes, ya que quedarán vinculadas de forma automática a la agenda de cada participante, junto con su documentación, consignas, estrategias, etc.  

Introducción de valores reales
A partir de ahí, cada uno de sus participantes irá realizando sus trabajos según los procesos normalizados definidos, introduciendo los costes que se vayan generando y modificando las previsiones temporales si se generan desviaciones.

Reasignaciones sobre la marcha
Estos procedimientos podrán tener en cuenta las excepciones particulares, pudiéndose reasignar tareas sobre la marcha, así como realizar flujos paralelos.

Control de versiones
Todos los documentos, formularios electrónicos y fichas de datos que se manejen pueden estar sujetos a un control de versiones que permite ver versiones anteriores de un archivo, restaurar la versión anterior, eliminar versiones y restaurar un archivo eliminado. Además, los participantes pueden recibir una notificación cada vez que se agregue, modifique o elimine un archivo. 

4- Seguimiento y Medición de los Resultados

AuraPortal permite análisis inmediatos de la marcha de los proyectos de forma automática y al día, comparando datos previstos frente a realizados, permitiendo el análisis de la ejecución del proyecto. De esta forma se optimizará la gestión del proyecto, maximizándose la productividad y reduciéndose drásticamente los costes.

Control
Las tareas estarán siempre sincronizadas, sabiéndose de quiénes dependen, aunque tengan que intervenir en su resolución diversas personas y departamentos. Siempre se sabrá si están realizadas o no y se conocerá en todo momento el estado de realización en el que se encuentran.

Comunicación
Todos los que participan en el proyecto tendrán acceso en cada momento (si así se ha determinado) y desde cualquier lugar geográfico al estado del proyecto y de cada tarea que se realiza para él, incluyendo los participantes externos (agentes, colaboradores, distribuidores, clientes, etc.).

La comunicación on-line de los diversos participantes no se limitará a las tareas, ya que la aplicación cuenta con otras herramientas efectivas de contacto como son correo electrónico, encuestas, foros, etc.

Tiempos
Se dispondrá del Planning Temporal del Proyecto, de cada fase y de cada tarea del proyecto, con la visión de los tiempos de realización previstos, actuales y reales, comprobando los márgenes de maniobra y las desviaciones.    

Gestión del Presupuesto 

- Imputación. Partiendo del presupuesto inicial, AuraPortal lleva incorporado un procedimiento para la imputación automática de los costes e ingresos de cada actividad a partir de una tabla en la que figuran los ítems como conceptos de coste unitario, conforme ésta se va realizando.

- Control de Desviaciones. De esta forma, se controlarán las desviaciones que se van produciendo en los costes e ingresos, tanto los generales del proyecto como cada fase del mismo e incluso de cada una de las tareas que se realizan para cada proyecto, conociendo en cada momento el margen de maniobra del que se dispone, así como la rentabilidad al día.

- Conocimiento de la Realidad. Al finalizar el proyecto o cada una de sus fases o cada tarea que se realiza se conocerán sus costes, ingresos y rentabilidad, así como sus desviaciones, incluso a nivel de los recursos que han intervenido.