Soluciones de Relaciones con Proveedores con AuraPortal
 

(Si quiere verlo de forma real, entre en la dirección www.auraportal.com y solicite las contraseñas para realizar ejemplos prácticos). 

Con AuraPortal la comunicación con los proveedores y suministradores se hará más estrecha y fluida reduciendo el ciclo de compras y los errores en el intercambio de datos, manteniéndolos más satisfechos y recortando los costes administrativos sensiblemente. 

Basada en la organización a través de procesos (BPMS), la gestión se realiza directamente sobre Tareas Programadas encadenadas con enlaces inteligentes, de forma que, al poner en marcha un proceso, éste seguirá el flujo establecido con toma de decisiones automática en función de los datos emergentes a lo largo del mismo. Se manejan todo tipo de documentos, formularios y fichas para ser cumplimentados, así como instrucciones de uso general y para cada fase del flujo establecido. 

AuraPortal cuenta con todas las posibilidades que ofrecen las últimas tecnologías, y aprovecha todas las posibilidades Internet, con las ventajas que esto supone: acceso remoto a toda la información, requerimientos de hardware mínimos, ahorro de costes de mantenimiento, etc. 

Además, todos los datos de AuraPortal pueden ser importados y exportados automáticamente a Microsoft Word, Microsoft Excel o a un fichero de texto, por lo que se dispone de una gran variedad de herramientas para enviar cartas personalizadas, faxes personalizados, e-mails personalizados por Internet, imprimir directamente las etiquetas, etc.

Las Relaciones con Proveedores

Aquí proponemos una nueva forma de organizar, gestionar y controlar la obtención de bienes y servicios de la empresa, basada en la información y la comunicación, involucrando en el proceso, por una parte, a todos los ámbitos de la organización, y por otra, a los proveedores y suministradores. 

Está basada en las siguientes características: 

1- Integración. Permite organizar, gestionar y controlar, desde un único sistema integrado, prácticamente todas las actividades que relacionan todas las áreas de la empresa con sus proveedores, suministradores, subcontratistas, etc., aprovechando todas las posibilidades que ofrece la tecnología actual. 

2- Comunicación. Los proveedores podrán acceder on-line a toda la información que les concierne, e incluso participar en el Workflow de la empresa. De esta forma la comunicación será máxima y en tiempo real.  

3- Colaboración. Podrán establecerse todo tipo de mecanismos de colaboración, estableciendo los procedimientos a través de Tareas Programadas que seguirán las diversas fases de maduración hasta su completa resolución.  

4- Control. Los procesos podrán ser controlados de principio a fin, y en todo momento se sabrá en qué situación está cada caso. El sistema guardará constancia de las acciones realizadas con cada proveedor. 

AuraPortal proporciona una solución al ciclo completo de las relaciones con los proveedores, permitiendo gestionar el aprovisionamiento de manera integrada, y no como un evento aislado.

1- Captación y Homologación
2- Comunicación con Proveedores
3- Organización de Compras y Suministros
4- Control y Medición de Resultados

1- Captación y Homologación

Internet
Además de los canales de captación tradicionales, podrá utilizarse la plataforma Internet para encontrar nuevos proveedores, utilizando mercados electrónicos y otros sistemas, permitiendo una mejor búsqueda, selección, evaluación y negociación de nuevos contratos. 

Gestión electrónica
Desde la Web o el Portal de Proveedores, se podrán publicar y mantener de forma muy simple y efectiva las propuestas de captación de suministradores en las que se incluyan formularios electrónicos de contacto y de autovaloración para registrar las informaciones básicas de los proveedores en el archivo de proveedores de la empresa.  

Automatización de la captación
Mediante procedimientos automatizados se podrá gestionar todo el conjunto de trámites que se llevan a cabo para desarrollar una eficaz política de captación: publicación de necesidades y perfiles, recepción de solicitudes, evaluación, respuesta a los candidatos, homologación, contratación, publicación de catálogos, etc. 

Interconexión
La automatización de los procesos también podrá incluir todas aquellas acciones colaterales que se ven implicadas en la realización de una determinada fase, y que deben ser realizadas desde otras áreas de gestión: administración, información al personal interno de las características de los nuevos productos/servicios, etc. 

Involucración
También se trasladarán a los proveedores y subministradores las normativas internas, incluyendo los procedimientos de Calidad, Seguridad de la Información (y en especial la de los ficheros de datos personales) y resto de normativas que pueden implicar riesgos técnicos, comerciales, logísticos, financieros e incluso de responsabilidad legal. 

2- Comunicación con Proveedores 

Sinergia
Organización y control de la comunicación con los proveedores y suministradores a través de la Extranet, que permitirá trabajar juntos para obtener ventajas mutuas a largo plazo. Esto aumenta la transparencia de las relaciones, generando un nuevo nivel de confianza y compromiso. 

Datos siempre Actualizados
En la mayoría de los casos (cada vez más) serán los propios proveedores los que mantendrán directamente sus datos actualizados: nuevos productos y servicios, promociones, disponibilidad, precios, stock en almacén, tiempos de entrega, condiciones de pago, etc. 

Efectividad y ahorro de Costes
Esta forma de trabajar trae consigo una reducción del tiempo a emplear, tanto para el mantenimiento de los datos como para la contratación, evitando además errores y malentendidos. 

Fidelización
A las ventajas que obtiene la empresa, hay que añadir las proporcionadas a los proveedores: automatización de la recepción de pedidos, reducción de los costes asociados, reducción de errores y devoluciones y, sobre todo, el valor añadido a la utilización de un nuevo canal de venta: Internet. 

Comunicación
Los proveedores y suministradores podrán acceder, a través del Portal de Proveedores, a toda la información (e incluso al propio Workflow de la empresa). De esta forma la comunicación será total. 

Cadena de Suministro
La información y colaboración alcanza (en la medida en que se desee) a delegaciones, agentes de venta, distribuidores y al resto de partners, que accederán on-line desde cualquier parte y a cualquier hora, disponiendo así de una herramienta formidable para realizar su trabajo. 

Integración
La integración de los partners de negocio y de los suministradores en la Gestión del Conocimiento de la empresa facilitará la colaboración, el conocimiento mutuo y la optimización de la cadena de suministro de productos. 

3- Organización de Compras y Suministros 

Eficiencia
El sistema permite descargar las tareas administrativas de las compras y suministros en los propios destinatarios del producto o servicio, simplificando los procesos y reduciendo los costes. 

Eficacia
El departamento de Compras se centrará en la negociación de las compras estratégicas, mientras que cada usuario podrá realizar sus compras y peticiones de suministro según los pactos estipulados con los proveedores, y siguiendo los procesos normalizados automáticos, que seguirán todo el ciclo de fases, autorizaciones y comprobaciones hasta la recepción, factura y pago. 

Acceso fácil a toda la información
Al estar en una fuente de información única y organizada, los usuarios de AuraPortal podrán acceder online a los catálogos de productos y servicios que son de su competencia, y que la empresa ha homologado. 

Descentralización segura y controlada
Siguiendo las políticas marcadas por la empresa mediante procedimientos normalizados automáticos, los usuarios podrán realizar sus propuestas (o contrataciones, directamente) en las que estarán determinadas las fases de actuación, autorizaciones y controles por los que se debe pasar, y que podrá incluir cuestionarios a rellenar y otros tipos de documentación. 

Procedimientos Normalizados
Presupuestos, órdenes de compras o de servicio, averías, incidencias, reclamaciones, consultas técnicas y comerciales, etc. se generarán en su origen y, a través de Tareas Programadas, seguirán las diversas fases de maduración hasta su completa resolución. 

4- Control y Medición de Resultados 

Control de Operaciones
Estos procesos podrán ser controlados de principio a fin, y en todo momento se sabrá en qué situación está cada caso. El sistema guardará constancia de las acciones realizadas con cada proveedor, para su control y estadística. 

Control de Resultados
Siempre se conocerán los gastos realizados con cada proveedor, no solo por la adquisición de los bienes y servicios, también se controlarán los gastos colaterales que se hayan producido: atención, tiempos, retrasos, devoluciones, etc.

Criterios de Control
La medición de los resultados podrá establecerse, tanto desde el punto de vista de los costes como de otros factores de tipo cualitativo: tiempos, satisfacción, calidad, seguridad, etc.

Análisis y Desviaciones
Permite análisis inmediatos de la relación con cada proveedor o suministrador en general, y de cada operación en particular, de forma automática y al día, controlando las desviaciones que se van produciendo sobre costes y tiempos previstos, conociendo en cada momento el margen de maniobra del que se dispone y permitiendo análisis de la ejecución de proyectos encaminados a evaluar y ajustar el sistema.