Soluciones de Subcontrataciones con AuraPortal

(Si quiere verlo de forma real, entre en la dirección www.auraportal.com y solicite las contraseñas para realizar ejemplos prácticos).

Con AuraPortal podrá acometerse todo tipo de proyectos de outsourcing con garantías, aprovechando todas sus ventajas y disminuyendo sus riesgos mediante la comunicación, la colaboración y el control de los subcontratistas.

Gracias a sus especiales características podrán tercerizarse todo tipo de actividades específicas, e incluso de procesos de negocio completos, así como cualquier fórmula de tercerización mixta que pueda interesar en cada momento, sin perder el control de estas actividades.

Además, la empresa podrá cambiar de subcontratista o retomar directamente la actividad en cualquier momento, sin que suponga un trauma para la empresa.

Basada en la organización a través de procesos (BPM), la gestión se realiza directamente sobre Tareas Programadas encadenadas con enlaces inteligentes, de forma que, al poner en marcha un proceso, éste seguirá automáticamente el flujo establecido con toma de decisiones automática en función de los datos emergentes a lo largo del mismo. Se manejan todo tipo de documentos, formularios y fichas para ser cumplimentados, así como instrucciones de uso general y para cada fase del flujo establecido.

La Organización y Control de las Subcontrataciones

Aquí proponemos una nueva forma de organizar y gestionar y controlar la tercerización mucho más segura, práctica y eficaz que, al trasladar al subcontratista las reglas de organización interna de la empresa, minimiza los riesgos propios del outsourcing sin perder ninguna de sus ventajas.

Está basada en las siguientes características:

1- Comunicación. Los subcontratistas podrán acceder on-line a toda la información que les concierne, e incluso participar en el Workflow de la empresa. De esta forma a comunicación será máxima y en tiempo real.  

2- Colaboración. Podrán establecerse todo tipo de mecanismos de colaboración, estableciendo los procedimientos a través de Tareas Programadas que seguirán las diversas fases de maduración hasta su completa resolución. 

3- Control. Los procesos podrán ser controlados de principio a fin, y en todo momento se sabrá en qué situación está cada caso. El sistema guardará constancia de las acciones realizadas con cada subcontratista. 

La gestión del outsourcing de AuraPortal abarca todo el conjunto de trámites que se llevan a cabo para desarrollar una eficaz política de tercerización:

1- Captación
2- Contratación
3- Administración
4- Medición de Resultados 

Captación 

Internet
Además de los canales de captación tradicionales podrá utilizarse la plataforma Internet para encontrar nuevos suministradores, utilizando mercados electrónicos y otros sistemas, permitiendo una mejor selección y evaluación. 

Gestión electrónica
Desde la Web o un Portal público, se podrán publicar y mantener de forma muy simple y efectiva propuestas de captación de suministradores en las que se incluyan Formularios electrónicos de contacto y de autovaloración para registrar las informaciones básicas de los candidatos para el archivo de subcontratistas de la empresa. 

Automatización de la captación
Podrá automatizarse todo el proceso de captación: búsquedas, publicación de propuestas, análisis de candidatos en función de los requisitos, entrevistas, etc.

Contratación

Automatización de la contratación
AuraPortal permite la automatización del proceso de contratación: solicitud, aprobaciones, preparación de contratos y firma. Cada persona implicada dispondrá de la documentación necesaria para realizar su cometido, según se hayan determinado sus funciones, y conocerá en todo momento el estado en el que se encuentra el proceso.

Reglas de Negocio
La Contratación no se limitará a determinar los términos de la relación, ya que, mediante las Tareas Programadas, se podrán implantar los procedimientos y normativas que deben regir la administración de la función subcontratada.

Workflow
Las reglas, estándares, condiciones, funciones, tiempos, costes, roles, etc. que han sido pactados se establecerán sobre estos procedimientos, quedando automatizados e integrados en los flujos de trabajo e información de la empresa.

Involucración
Además, de los procedimientos propios de la prestación de los servicios, también se trasladarán las normativas internas a los subcontratistas, incluyendo los procedimientos de Calidad, Seguridad de la Información (y en especial la de los ficheros de datos personales) y resto de normativas que pueden implicar riesgos técnicos, comerciales, logísticos, financieros e incluso de responsabilidad legal.

Administración

Sólido Control
Mediante la potente integración del workflow con la gestión documental que proporciona AuraPortal, durante la vida del contrato podrá llegar a ejercerse unos controles similares a los que se ejercen sobre cualquier otro departamento o área de la empresa.

Integración
Al poner en marcha un proceso, éste seguirá automáticamente el flujo establecido, que involucrará de forma activa a los diferentes responsables de realizar las actividades. Además, estos procesos no se controlarán de forma separada, sino totalmente integrados con el resto de procesos de la empresa.

Coordinación
El hecho de que el personal del subcontratista disponga de la misma información, cobertura y herramientas que el propio personal (con las restricciones que se desee) hará que las acciones de toda la red serán coordinadas, evitando solapaciones y vacíos, y optimizando los resultados. Se conocerán en todo momento todos los datos, acciones realizadas y resultados parciales de las tareas, así como el estado de realización en el que se encuentran.

Control de Riesgos 
Además, podrán someterse (como el resto de los departamentos y áreas de trabajo de la empresa) a un férreo control de riesgos, incluyendo procedimientos de revisión y verificación periódica, auditorías, registro de incidencias y controles preventivos y acciones correctivas.

Medición de Resultados

Gestión
AuraPortal permite una sencilla, pero efectiva, configuración de los proyectos de outsourcing, en la que se fijarán los objetivos, se definirán los recursos que deben intervenir (personal, equipo, etc.), se establecerán previsiones de costes y tiempos y se le dotará de toda la información necesaria para su realización.

Segmentación del control
Si el ámbito subcontratado es suficientemente complejo, podrá subdividirse en otras actividades menores enlazadas jerárquicamente en forma de árbol a varios niveles, y que permitirán un mejor control.

Análisis y Desviaciones
Permite análisis inmediatos de la marcha de cada ámbito subcontratado de forma automática y al día, controlando las desviaciones que se van produciendo en costes y tiempos, conociendo en cada momento el margen de maniobra del que se dispone y permitiendo análisis de la ejecución del proyecto encaminados a evaluar y ajustar el sistema.

Criterios de Control
La medición de los resultados podrá establecerse, tanto desde el punto de vista de los costes como de otros factores de tipo cualitativo: tiempos, satisfacción, calidad, seguridad, etc.

Efectividad
En general, incluir los subcontratistas en la Gestión del Conocimiento de la empresa potencia su control, integración y fidelización, y aúna los esfuerzos consiguiendo una efectividad sin precedentes.