Soluciones con eDocumentos en AuraPortal
 

(Si quiere verlo de forma real, entre en la dirección www.auraportal.com y solicite las contraseñas para realizar ejemplos prácticos). 

Con AuraPortal la gestión electrónica de la documentación es mucho más sencilla, aún estando al nivel de las más potentes del mercado. 

Qué son
Cualquier soporte informativo puede ser un eDocumento: una carta, una factura, un albarán, un plano, un dibujo, una imagen, una fotografía, una animación, una información en formato acústico o visual, una dirección URL a cualquier otra información como páginas web o bases de datos... 

Qué hace AuraPortal
AuraPortal permite la creación, modificación, almacenamiento, conversión, búsqueda, localización, lectura, impresión, interpretación, análisis, seguimiento, envío, enlace y otras gestiones más complejas con todo tipo de documentos. 

Cómo lo hace
Los eDocumentos se almacenan en el potente gestor de base de datos Microsoft SQL Server. Así, mediante una fuente de información única y organizada, el personal propio de la empresa y los usuarios externos dispondrán y compartirán la información, aumentando el conocimiento y reduciendo la repetición de tareas para obtener una mayor ventaja competitiva. 

Tanto los Documentos generados por la empresa como los que provienen de fuera en forma de fax, correo electrónico, correo ordinario o cualquier tipo de archivo, quedarán integrados en el sistema. Los soportados en papel podrán ser escaneados e introducidos también. 

Cuál es la diferencia con su competencia
La familia Documentos de AuraPortal se basa íntegramente en la gestión documental de Microsoft SharePoint, sin embargo, su verdadera potencia, flexibilidad y sencillez de manejo proviene de la sinergia que desencadena su integración con el resto de familias: Tareas, Empleados, Cuentas, Items, Proyectos y Ambitos, que son los elementos informativos que se gestionan en AuraPortal. 

Trabajar con Bibliotecas 

Los eDocumentos se guardarán en Bibliotecas, que pueden ser personalizadas, y que se estructuran mediante una anidación a los niveles que se desee y se presentan de forma arborescente para una mayor facilidad de acceso. Además, también podrá accederse a ellos mediante un potente sistema de filtrado por múltiples campos y criterios. 

Se contemplan cuatro clases: 

1- Bibliotecas de Imágenes, para colecciones de gráficos o imágenes digitales. 

2- Bibliotecas de Formularios, para colecciones de formularios basados en XML.

3- Bibliotecas de Documentos, para la mayoría de los demás tipos de archivos incluidos documentos de texto y hojas de cálculo. 

4- Listas (Bibliotecas de Registros), para colecciones de información general que quiera gestionar la empresa. 

Configurar Bibliotecas 

Una vez ha sido creada una Biblioteca deberá diseñarse y configurarse para que se adapte a los requerimientos para los que ha sido creada. En concreto se podrá: 

1- Determinar la aprobación del contenido de los documentos: para que antes de que aparezca el documento en la biblioteca deba ser aprobado por un usuario con derechos de administración de listas. 

2- Determinar el control de versiones: para que el sistema cree de forma automática una copia de seguridad o una versión cada vez que edite un archivo de esta biblioteca de documentos. 

3- Determinar una plantilla: para que se utilice como documento base para todos los archivos nuevos que se creen en esta biblioteca de documentos. 

4- Crear el sistema de permisos a varios niveles: leer, agregar, editar, aprobar, eliminar...  

5- Configurar las columnas de la lista de bibliotecas: para gestionar posteriormente la biblioteca. Se puede especificar la información que debe guardar cada documento de la biblioteca, así como la información que el creador del documento debe proporcionar al agregar un archivo a la biblioteca. Estos metadatos que acompañan a los documentos permiten, no solo la búsqueda de la información por diferentes criterios, sino su gestión.

6- Crear diferentes vistas de la biblioteca: para consultar la biblioteca de varias maneras y de una forma rápida y sencilla. Por cada vista se podrán determinar las columnas que deben aparecer, el orden en el que deben aparecer, los documentos que debe mostrar, agrupaciones, totales, estilo, etc. 

Manejo de Documentos 

Una vez ha sido creada y configurada una Biblioteca se podrá trabajar con los documentos, disponiéndose, entre otras, de las siguientes opciones: 

1- Crear (escribir) nuevos documentos para la biblioteca, así como cumplimentar los formularios y listas. 

2- Agregar documentos a la biblioteca. Podrán agregarse: 

- Desde el disco o la red todo tipo de archivos, tanto de uno en uno como de forma masiva. 

- Mediante el lector+OCR (scanner + reconocedor de caracteres) que lleva incluido AuraPortal. Su incorporación a las correspondientes bibliotecas es inmediata. Al escanear un documento éste queda archivado según los criterios que se desee, junto con los documentos electrónicos. El escaneo, archivo y acceso se realizarán con independencia del lugar geográfico.

3- Crear árboles de carpetas y subcarpetas dentro de la biblioteca para guardar y organizar documentos. 

4- Buscar los documentos de la biblioteca mediante múltiples opciones: 

- Arbol de Bibliotecas, que permite organizar las bibliotecas con gran detalle jerárquico. 

- Opciones de filtrado, para trabajar con un subconjunto de archivos. Una lista filtrada muestra sólo las filas que cumplen con los criterios especificados en el filtro. 

- Contenido: se puede introducir una porción de texto y el sistema se encarga de buscar con gran rapidez aquellos documentos que contengan en su contenido (no en su nombre) el texto indicado y mostrarlos en una nueva ventana. 

5- Visar con firmas digitales en los documentos. 

6- Editar en hoja de datos para ver su contenido, agregar o eliminar carpetas y documentos y editar documentos o cambiar sus propiedades. 

7- Acceder de inmediato a los documentos desde los programas cliente compatibles con Windows SharePoint Services como si residiesen en cualquier otro sitio de red o en la unidad de disco duro. 

8- Desde la vista del explorador podrá: cambiar el nombre y eliminar archivos y carpetas, copiar y pegar archivos y carpetas desde el escritorio y seleccionar varios archivos y carpetas para eliminarlos, moverlos o copiarlos. 

9- Imprimir documentos, imágenes, formularios y listas. 

Gestionar Documentos y otras utilidades 

Además del manejo de documentos, el sistema permite realizar una gestión de los documentos: 

1- Proteger y desproteger los documentos. 

2- Controlar la manipulación de los documentos (creador, modificaciones, fechas, horas, etc.).

3- Consultar el histórico de versiones, leer una versión anterior, restaurar una versión (reemplazando la versión actual) y eliminar una versión antigua.

4- Exportar a Hojas de Cálculo. 

5- Diseñar Formularios (estructura y apariencia) y fichas de una forma sencilla y muy potente. Estos formularios, al estar almacenados sobre la base de datos, permitirán cualquier extracción selectiva de la información. AuraPortal, al estar basado en SharePoint, tiene una integración completa con todo tipo de herramientas estándares, tales como Microsoft Office, conexión ODBC, XML, .NET, Web Services, Win Services, etc.

Integración con Tareas y Otros  

Paralelamente a la gestión mediante las bibliotecas, los flujos de trabajo (tareas) se encargarán de controlar las actividades que se realizan en la empresa y, por tanto, serán los portadores naturales de la información necesaria para su óptima realización. 

También podrán enlazarse archivos al resto de elementos informativos que son controlados mediante AuraPortal: Empleados, Cuentas (Cliente, Proveedor, Partners, etc.), Ambitos de la empresa, Proyectos o Items (materiales e inmateriales).  

Así pues, el acceso a todo tipo de archivos, cuestionarios y documentos podrá realizarse: 

- Directamente desde las bibliotecas. 

- O bien desde los elementos informativos con los que se relacionen, incluidas las propias tareas. 

De esta forma, al incorporarse al trabajo cada usuario, se conectará a AuraPortal ya sea en su misma red local o a través de Internet desde cualquier parte del mundo, consultará sus tareas pendientes y comenzará a realizarlas. Y en la propia tarea dispondrá de toda la información necesaria para su correcta realización. No deberá buscar la información, la información le vendrá a él. 

Una tarea puede estar enlazada con todo tipo de eDocumentos e incluso con Bibliotecas enteras mediante dos procedimientos distintos: Integración y Asociación. 

• Si un documento se integra con la tarea, dicho documento, denominado Documento Integrado, forma parte consustancial de la tarea y va donde ella vaya. Si se elimina la tarea también queda eliminado el documento.
   
• Por el contrario si un documento se asocia con una tarea, el documento, que ahora se denomina Documento Asociado, no va con ella sino que se mantiene residente y vivo en alguna de las bibliotecas de documentos de AuraPortal o en otra parte. En este caso la tarea contiene el enlace para poder consultar el documento en cualquier momento pero si la tarea se elimina, el documento permanece en su biblioteca.

Si el documento asociado es modificado con posterioridad a su enlace con la tarea, las modificaciones del documento aparecerán cuando éste se invoque desde la tarea. Esto no ocurre con los documentos integrados pues no pueden modificarse una vez se han integrado en la tarea. 

El enlace de la tarea con un documento asociado se materializa a través de su dirección de acceso (URL), por tanto puede asociarse también a la tarea cualquier información cuya dirección de acceso se conozca, aunque no se encuentre en AuraPortal, por ejemplo, Sitios Web. 

El conjunto de ambos sistemas de enlace: Integración y Asociación proporciona la más completa variedad de posibilidades de manera que se adapten siempre a la idoneidad de cada caso en concreto. 

Este mismo sistema de enlaces es aplicable exactamente igual a los enlaces de documentos con las demás familias de elementos (Empleados, Cuentas, Items, Proyectos y Ambitos). Cualquier elemento de estas familias puede llevar un número ilimitado de documentos enlazados, tanto integrados como asociados.